La réussite d’une entreprise ou d’un projet ne dépend pas uniquement de vos connaissances ou de vos ressources financières. Vous devez aussi apprendre à exécuter chaque tâche dans les délais, car c’est cela qui vous aidera à obtenir un bon résultat. Retrouvez ci-dessous 3 astuces qui faciliteront la gestion de vos tâches.
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Déterminez les tâches avec un délai
Que vous soyez la personne qui veut commander les travaux ou celle chargée de l’exécution, vous devez faire de la méthodologie. En effet, il ne faut pas faire preuve d’improvisation. En fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre, il faut déterminer toutes les tâches à exécuter. Listez-les sur une feuille ou sur un support. Même si ce geste peut paraître anodin, il permet à votre esprit de les intégrer parmi ses priorités. De la sorte, vous aurez plus de facilité à travailler pour leur réalisation.
Une fois que vous avez une idée des activités à mener, vous devez ranger vos tâches en fonction de leur priorité. Puis, estimez le nombre de jours nécessaires à leur réalisation. Cela vous aidera à fixer des dates butoirs pour leur réalisation. En évaluant chaque jour le niveau d’urgence, vous ne serez plus tenté de procrastiner. N’hésitez pas à laisser quelques marges de manœuvre pour les imprévus. Sans cela, votre deadline ne sera pas réaliste.
Faites usage des logiciels
Avec l’évolution de la technologie, il y a beaucoup de choses que vous n’êtes plus obligé de faire. À titre d’exemple, vous pouvez vous passer des tableaux de Google Sheets qui vous compliquent la tâche. Il existe de nombreux logiciels dont les fonctionnalités vous facilitent la vie. En quelques clics, vous pouvez planifier des tâches, attribuer les échéances et suivre le niveau de réalisation à l’aide de graphiques.
Toutefois, cette astuce n’a de sens que lorsque vous choisissez les bons logiciels. Au nombre des logiciels que vous pouvez privilégier, il y a Combo. Il s’agit d’un logiciel de gestion de tâche qui vous aide dans la gestion des ressources humaines. L’outil vous sera utile aussi bien pour la planification des tâches que pour la gestion des équipes à envoyer sur le terrain. Il est utile pour les indépendants, les franchisés ou les groupes qui travaillent dans des secteurs d’activité dynamique tels que :
- L’hôtellerie
- La restauration
- La boulangerie
- Le sport
- La santé, etc.
L’autre avantage est qu’il est facilement utilisable et ne coûte pas cher. Vous gagnez en temps et vous rendez plus fluide la communication avec vos employés.
Apprenez à déléguer
Si vous souhaitez réellement atteindre vos objectifs dans de bons délais, vous devez apprendre à déléguer des responsabilités à vos collaborateurs. Le principe consiste à confier les tâches moins importantes ou celles qui n’ont pas besoin d’être faites dans l’immédiat. Vous pouvez aussi faire de même avec celles qui nécessitent des compétences que vous n’avez pas. Lorsque les tâches que vous réalisez ne sont pas nombreuses, vous êtes beaucoup plus productif et efficace. De même, vous réduisez votre surcharge mentale en entreprise. Mais avant de le faire, prenez toujours la peine de discuter de vos objectifs avec la personne.
Si possible, fournissez-lui des documents complémentaires parce que plus elle est outillée et plus le travail est fait correctement. L’accès au support comportant les dates butoirs est aussi une bonne manière d’inciter vos collaborateurs à vite exécuter leurs tâches.
Périodiquement, vous devez aussi leur demander l’évolution des tâches. Cela vous permet d’être informé des éventuelles difficultés et de proposer d’autres orientations au besoin. Par ailleurs, il faut préciser que cela ne devrait pas se faire de façon trop répétitive. En effet, une trop grande pression peut également créer des frustrations au sein de votre entreprise.
