Pour les particuliers comme pour les entreprises, la réduction des déchets n’est pas seulement un style de vie ou une mode passagère. Il s’agit d’un véritable investissement dans une société plus propre et moins polluante. Cela implique la numérisation des documents papier. Afin que les entreprises réduisent leur empreinte écologique et deviennent écologiquement responsables, le défi du bureau sans papier est né il y a quelques années grâce aux entreprises désireuses de contribuer à ce mouvement.
De plus en plus de collectivités locales, d’entreprises publiques et privées ainsi que d’administrations se tournent vers les solutions de dématérialisation et optent pour la transition numérique afin aussi d’améliorer leur efficacité et leurs performances. Plusieurs tendances se dessinent notamment en matière de dématérialisation.
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La dématérialisation des documents dans les entreprises
Les entreprises sont de plus en plus favorables au « bureau sans papier » pour réduire au maximum l’utilisation du papier dans leurs bureaux.
Le passage au bureau sans papier présente des avantages à la fois économiques et écologiques pour les entreprises, par exemple en réduisant les déchets, les coûts d’impression et en supprimant le processus d’archivage des documents. L’utilisation de solutions de dématérialisation et gestion de flux de documents permet d’améliorer le traitement, la gestion et le stockage des documents d’entreprise, qui sont plus faciles à manipuler une fois numérisés. La numérisation rend les processus administratifs plus sûrs et plus fluides tout en permettant aux entreprises de gagner un temps considérable, ce qui augmente à la fois la productivité et les performances.
Le concept de numérisation a débuté dans les années 1980 avec le développement de l’échange de données informatisé (EDI), permettant l’échange automatique de données entre différents systèmes informatiques, sous forme électronique et sans intervention humaine. L’EDI est notamment utilisé dans certains pays pour les échanges entre les entreprises et les autorités fiscales.
Outre d’autres avantages, cette première forme de dématérialisation a permis aux entreprises d’augmenter leur productivité tout en réduisant les risques d’erreurs et les coûts de traitement manuel des demandes. Elle a suscité de multiples initiatives nouvelles, étendant la transition vers un bureau sans papier à toutes les procédures administratives internes et/ou externes.
Dématérialisation : Des avantages économiques importants
La numérisation des documents présente de nombreux avantages. Tout d’abord, d’un point de vue économique, il faut savoir que tous les coûts d’impression seront éliminés. Cela inclut les nombreuses unités de papier utilisées chaque mois pour imprimer ces documents, ainsi que les cartouches d’encre et les imprimantes. Les imprimantes sont souvent très coûteuses et nécessitent un entretien régulier pour éviter les pannes, les dysfonctionnements, etc.
Les frais de port seront également réduits grâce à l’envoi de documents par voie numérique, par courrier électronique ou par messagerie instantanée.
L’archivage des documents papier constitue une autre source d’économies importantes. Ce processus exige beaucoup de temps et d’organisation et réduit donc la productivité. Le stockage de ces documents nécessite une gestion, un tri et une maintenance. Il nécessite également de l’espace : un ou plusieurs endroits pour stocker les documents ainsi que des emplacements pour les imprimantes, les autres machines et les stocks de papier qui sont encombrants et coûteux. Pour chiffrer les économies liées à l’archivage, des études ont montré qu’en moyenne, une entreprise y consacre entre 5 et 15 % de son chiffre d’affaires !
Si l’on ajoute à cela le temps que les employés passent à rechercher des documents physiques, qui peuvent être archivés par erreur dans le mauvais dossier ou altérés par le temps ou d’autres facteurs, la marge d’économie est énorme.
La numérisation est également synonyme de rapidité. Alors que l’envoi d’un document nécessite au moins un, voire plusieurs jours entre l’envoi et la réception, le passage au numérique d’un document est instantané. Cela permet de gagner du temps dans le processus et d’améliorer la réactivité.
La dématérialisation : Passez au vert
Outre le bénéfice économique, la dématérialisation a également un impact écologique énorme. Une prise de conscience mondiale se fait quant à la préservation de notre planète et de ses ressources. Le papier et tous ses usages sont incontestablement des facteurs nuisibles au développement durable de notre planète, en raison des ressources et des processus de transformation qu’il nécessite.
Voici quelques chiffres clés pour illustrer ces points :
- Un employé utilise en moyenne 70 kg de papier par an.
- Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, à la consommation de 26 500 litres d’eau, de 3 barils de pétrole et de 4 100 kilowatts d’énergie, ainsi qu’à la production de 3 mètres cubes de déchets.
Ces chiffres sont alarmants, et toutes les entreprises devraient en prendre note. On peut raisonnablement penser que dans quelques années, diverses réglementations nationales et internationales vont apparaître pour pénaliser la consommation de papier, comme celles appliquées à l’industrie automobile.
Ces éléments signifient que les étapes vers un bureau sans papier sont plus importantes que jamais et devraient être un engagement de toutes les entreprises à lutter contre le gaspillage. Ces solutions sont des éléments permettant d’entrer dans un processus de dématérialisation, comme la mise en place d’une signature électronique sur les fichiers PDF par exemple.
