La protection des informations sensibles au travail est plus importante que jamais. Le vol et l’utilisation abusive d’informations sur les clients, les employés, les dossiers financiers ou l’entreprise elle-même peuvent être catastrophiques. Les vols d’identité personnelle et professionnelle sont des problèmes croissants en entreprise. Le fait de ne pas protéger correctement les données des clients ou des employés peut également avoir des conséquences juridiques importantes.
De nos jours, la sécurité des données numériques fait l’objet d’une grande attention, à juste titre. Mais beaucoup d’informations sont encore enregistrées sur des documents papier. Si ces documents ne sont pas stockés en toute sécurité, ils constituent une menace majeure pour la sécurité. Un opérateur malveillant n’a pas besoin de pirater un mot de passe s’il peut simplement prendre une photo d’un document.
Si vous êtes un employé ou un propriétaire d’entreprise qui manipule des documents contenant des informations sensibles, vous êtes en première ligne de la protection des documents. Voici cinq moyens simples de vous protéger, ainsi que votre lieu de travail et vos clients.
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Stockage sécurisé
Assurez-vous que tous les documents sur lesquels vous travaillez soient stockés en toute sécurité lorsque vous en avez terminé, que ce soit dans un petit coffre-fort au sein de l’entreprise ou dans une armoire fermée à clé dans votre bureau. Il suffit parfois d’une seule violation de la sécurité de l’information pour mettre une entreprise à genoux, alors intégrez cette mesure à votre routine de travail quotidienne.
Identifiez les documents sensibles
Apprenez à connaître les documents les plus sensibles sur votre lieu de travail et les procédures à suivre pour les traiter. Les documents susceptibles d’entraîner des failles de sécurité sont généralement les suivants :
- Les dossiers des employés, tels que les informations sur les salaires et les pensions de retraite.
- Les informations sur les clients.
- Les rapports de vente.
- Les informations financières et les prévisions avant publication.
- La propriété intellectuelle.
Les données qui doivent être protégées et la manière dont elles doivent l’être varient d’une entreprise à l’autre, alors assurez-vous de connaître les spécificités de votre lieu de travail. Si vous n’êtes pas sûr du statut d’un document, clarifiez-le avec un supérieur.
Déchiquetez les documents sensibles mais pas indispensables
On ne soulignera jamais assez l’importance du déchiquetage des documents sensibles. Les documents papier peuvent être volés, photographiés ou simplement mémorisés. Même les documents jetés à la poubelle posent problème s’ils ne sont pas d’abord détruits correctement, car les criminels ne se privent pas de fouiller les poubelles pour trouver des informations. Tous les documents qui ne sont pas absolument nécessaires doivent être déchiquetés et éliminés par des professionnels – s’ils n’existent plus, ils ne peuvent pas être volés.
Un système régulier de déchiquetage sécurisé est indispensable à toute entreprise. Il est préférable de faire appel à une entreprise qui propose également un recyclage sécurisé du papier. Elle transportera en toute sécurité les restes des documents déchiquetés pour les réduire en pâte et les recycler, sans laisser aucune trace des informations.
Évitez les espaces partagés
Ne laissez jamais de documents dans des espaces communs comme les salles de pause, les salles de conférence ou les zones d’impression. Les photocopieurs partagés posent un problème particulier, car les documents sont non seulement laissés accessibles, mais peuvent être copiés sur place !
Surveillez vos gribouillages
Il est normal de prendre des notes à la main au cours d’une journée chargée, mais faites attention. Si ce que vous griffonnez est une information sensible, vous devez traiter ces notes comme tout autre document sensible. Ne vous contentez pas de les jeter à la poubelle ou de les laisser traîner sur votre bureau, faites en sorte d’éliminer correctement les documents officiels.
