La gestion d’un service de paie est un défi quotidien. Entre l’établissement des bulletins de paie, la préparation des déclarations sociales et les mises à jour de la législation, les charges du gestionnaire de paie sont nombreuses. Découvrez ici nos meilleurs conseils pour éviter le surmenage et faciliter votre travail.
Table des matières
Automatisez autant de processus que possible
La fonction principale d’un gestionnaire de paie est l’émission de fiches de paie justes et sans erreurs. Celles-ci doivent prendre en compte toutes les informations en rapport avec les salariés. De ce fait, vous devez veiller à recueillir l’ensemble des données en rapport avec la vie professionnelle de tous les salariés.
Que vous soyez dans une petite entreprise ou une grande structure, cette tâche peut vite se révéler chronophage. En effet, vous devez vérifier que chaque bulletin de paie comprend ces informations, notamment :
- la période rémunérée,
- la base de calcul de la rémunération,
- le montant réellement perçu,
- la date de versement du salaire.
Au-delà de ces données, vous devez prendre en considération les absences, les congés payés et les différentes primes pour le calcul du salaire. La collecte manuelle de ces données prend généralement du temps. De plus, des erreurs de calcul peuvent être commises si vous recevez des informations erronées de la part des autres acteurs de l’entreprise (les employés et les managers).
Pour limiter ces risques et gagner du temps dans votre travail, l’une des meilleures solutions est l’automatisation du processus. Par exemple, vous pouvez mettre un système internet permettant aux salariés d’entrer la majorité de leurs propres données.
Par ailleurs, le bulletin de paie est un document comportant un certain nombre de mentions légales obligatoires. Pour éviter de devoir les remplir chaque fois, vous pouvez utiliser un logiciel de création de fiches de paie. Avec ce type de logiciel, vous pourrez limiter le risque d’émettre une fiche de paie contenant des mentions interdites ou d’omettre des mentions obligatoires.
Utilisez un logiciel de paie pour faciliter votre travail
En dehors du calcul de la rémunération, le gestionnaire de paie s’occupe aussi de plusieurs documents obligatoires, notamment les déclarations sociales de l’entreprise. Puisque le gestionnaire est en relation avec les employés, il doit aussi avoir une bonne connaissance des règles de ressources humaines.
En effet, il peut arriver que vous ayez à éditer des contrats de travail, des fiches de poste ou même des notifications de licenciements. Pour effectuer toutes ses tâches efficacement, pensez à utiliser un logiciel de paie. Il s’agit d’un outil informatique qui se charge :
- de la collecte des données paie,
- du traitement des informations,
- du calcul des salaires,
- de la gestion du personnel sur le plan administratif.
Il vous aide à émettre des bulletins de paie et des déclarations conformes à la situation des salariés et à la législation. En fonction des fonctionnalités intégrées, le logiciel de paie peut simplifier le traitement des processus en rapport avec le management de la paie, depuis l’embauche jusqu’au départ des employés.
Par conséquent, cet outil vous permet de gagner du temps avec l’automatisation des tâches de faibles valeurs, mais aussi de réduire les erreurs humaines. À titre d’illustration, avec la centralisation des données dans une base unique, évite les doubles saisies des informations sociales, qui peuvent engendrer des coûts supplémentaires.
Tenez-vous au courant des changements de la législation fiscale des bulletins de paie
Les fiches de salaires sont des documents à caractère légal. Vous devez les établir dans le respect de la législation contractuelle et sociale. De plus, puisque vous êtes également chargé de remplir les déclarations sociales, vous devez constamment être informés des nouvelles dispositions légales réglementaires.
Bien que la majorité des nouveaux logiciels effectuent des mises à jour automatiques, vous devez faire une veille juridique pour être certain de la fiabilité de ces règles. Plusieurs secteurs juridiques interviennent lorsqu’il est question de la rémunération, vous devez donc vous tenir informés sur tous changements du droit du travail et du droit de la Sécurité sociale.
Connaître les évolutions du droit de l’action sociale de l’État peut aussi être nécessaire. Idéalement, vous devez effectuer une veille sur toutes les branches du droit social. De cette manière, les calculs de salaires seront parfaitement justes. Sans cette maîtrise des variations de la législation fiscale, vous risquez de verser plus d’argent que prévu ou de mal rémunérer un collaborateur.
Ces erreurs peuvent coûter cher à l’entreprise pour laquelle vous travaillez. Un trop perçu peut créer un manque dans les ressources de la structure. Pendant qu’un salaire faible peut décourager les employés et ruiner l’image de marque de la société.
Informez les employés sur leurs avantages sociaux
Comme indiqué plus haut, en tant que gestionnaire de paie, vous êtes en relation avec les employés. Ils peuvent se tourner vers vous pour comprendre les différents éléments constitutifs de leur paie. C’est l’une des raisons pour lesquelles, il est nécessaire d’avoir de bonnes capacités relationnelles pour exercer ce métier.
En plus de répondre aux questions juridiques des salariés, vous devez également expliquer les différents avantages sociaux dont ils peuvent bénéficier. À titre d’exemple, un travailleur qui fait des heures supplémentaires doit savoir le taux exact appliqué et l’impact sur sa rémunération. Ces informations permettent au salarié de mieux appréhender son salaire.
Cela permet que les collaborateurs vous transmettent les informations justes pour faciliter le calcul de leur rémunération. Il faut noter qu’un salarié qui ne comprend pas ces avantages sociaux n’accordera pas forcément d’importance à certaines données. S’il ne sait pas que ces heures supplémentaires peuvent influencer son paiement, il peut les taire par exemple.
Par ailleurs, tenir informer les collaborateurs sur leurs avantages sociaux est généralement vu comme une marque de respect. Ils se sentiront en confiance lorsqu’ils recevront leur fiche de paie. Si le salaire reste l’une des principales motivations pour un employé, le contexte de travail est un booster de productivité. Un collaborateur, conscient de ses différents avantages, aura ainsi une meilleure appréciation de ses propres efforts et en fera plus.
Gestion de paie : tenez des registres précis des heures travaillées et heures supplémentaires
Les heures travaillées et supplémentaires font partie des éléments les plus délicats à prendre en compte lors du calcul de la rémunération. Cela est dû aux diverses règles qui déterminent la gestion de ces heures. Initialement, une heure supplémentaire correspond à une heure travaillée au-delà de la durée légale hebdomadaire, qui est de 35 h.
Cependant, par exemple, si un salarié à temps partiel effectue 35h au lieu des 30 h prévu par son contrat. Il n’est pas question d’heures supplémentaires, mais d’heures complémentaires. Le taux de majoration prévu dans ce cas diffère de celui des heures supplémentaires.
Pour éviter les confusions, pensez à tenir un registre précis des heures de travail et des heures supplémentaires. Cela vous permet de déterminer le taux de majoration appliqué en fonction de la situation de chaque salarié.
Le registre en particulièrement pratique dans le cas où les taux de majoration soient déterminés par un accord de branche ou d’entreprise. Il vous permettra de décompter les heures effectuées par chaque collaborateur pour que chacun puisse recevoir la contrepartie à la hauteur de son travail.
Rapprochez régulièrement les comptes de paie
En général, le gestionnaire de paie doit s’occuper de la comptabilisation de la paie. Cette dernière vise à clarifier les comptes pour garantir une bonne gestion de l’entreprise. Les versements de salaire peuvent s’effectuer le plus souvent par virements bancaires.
Un rapprochement des comptes de paie est indispensable pour vérifier que les valeurs saisies sont complètes et correctes. Dans la pratique, cette opération est similaire aux rapprochements de comptes bancaires. Vous devez vous assurer que toutes les informations inscrites dans les comptes correspondent aux données externes comme les relevés bancaires.
Ce rapprochement des comptes de paie vous permet d’être à l’affût des petites erreurs à notifier au service comptable. En suivant ces conseils, vous pourrez effectuer votre travail en tant que gestionnaire de paie avec efficacité et en toute sérénité.
