Les agences web sont des structures appelées à traiter une énorme quantité de données et de tâches complexes. Elles doivent donc miser sur une gestion efficace, au risque de ralentir leurs activités. Dans cette optique, la plupart préfèrent se doter d’un logiciel de gestion commerciale. Si vous souhaitez faire pareil, découvrez en quoi l’utilisation d’un tel logiciel peut accroître la productivité de votre agence web.
Table des matières
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion commerciale dans votre agence web ?
L’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale peut être une aubaine pour votre agence web. Elle peut notamment vous permettre de bénéficier de multiples avantages.
La centralisation des données
Utiliser un logiciel de gestion commerciale dans votre agence web vous permet de sauvegarder les informations importantes de vos clients. Cela vous aide aussi à centraliser vos données en un seul endroit. Dès lors, vos collaborateurs peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin en seulement quelques clics. Cela est très pratique si votre agence gère simultanément plusieurs projets. La sauvegarde des données est valable à toute heure et depuis n’importe quel lieu. Elle requiert juste un appareil fonctionnel et une connexion internet.
L’automatisation des tâches
Un bon logiciel de gestion commerciale vous permet de simplifier le travail que vous devez abattre au quotidien (voir ce logiciel de gestion commerciale). Il a la capacité d’automatiser certaines tâches jugées complexes :
- Suivi des paiements ;
- Création de devis ;
- Facturation ;
- Enregistrement des données clients…
Grâce à cette gestion optimisée, le temps d’accomplissement de vos tâches est considérablement réduit. Vous pouvez donc allouer vos efforts à d’autres projets. Vous avez aussi une meilleure marge de manœuvre pour améliorer la productivité de votre agence.
La sécurisation des données
La plupart des logiciels de gestion commerciale ne se contentent pas de centraliser des données. Ils mettent également tout en œuvre pour sécuriser les données des entreprises qui les utilisent. Ils installent notamment quelques protocoles pour faire front contre les virus digitaux. De même, ils offrent une protection contre d’autres formes de cybercriminalité (usurpation d’identité, vol de données d’entreprises…). Dans un souci de transparence, ils gardent aussi un œil sur tous les évènements passés, présents et futurs de l’agence.
L’amélioration de la prise en charge des clients
L’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale peut améliorer la prise en charge des clients au sein de votre agence. À travers la centralisation des données, l’outil permet à tous vos collaborateurs de répondre aux préoccupations de votre clientèle. De plus, il dispose d’un historique qui sauvegarde les conversations ayant lieu entre les collaborateurs et les clients. Si l’un de vos collaborateurs venait alors à être indisponible pour gérer l’un de ses dossiers, il peut aisément le déléguer à un collègue sans que cela mette à mal à la satisfaction du client.
L’augmentation de l’influence
En utilisant un logiciel de gestion commerciale, vous faites croître l’influence de votre agence web. Autrement dit, vous pouvez étendre vos activités vers d’autres localités ou pays. Grâce aux fonctionnalités qu’il met à votre disposition, le logiciel de gestion commerciale vous permet de réaliser des campagnes ciblées et autonomes. Il vous aide à satisfaire les exigences et attentes de vos clients. Ainsi, contacter ceux-ci en vue d’un autre partenariat est beaucoup plus facile.
Quel type logiciel de gestion commerciale utilisé dans votre agence web ?
Sur le marché, on retrouve deux catégories de logiciel de gestion commerciale : les logiciels certifiés et les logiciels auto-attestés. Comme l’indique leur nom, les logiciels certifiés sont des outils reconnus par l’État. Testés et approuvés par les autorités publiques, ils répondent aux réglementations et normes en vigueur.
En outre, ce sont des logiciels qui respectent toutes les conditions liées à la sécurisation, l’inaltérabilité, l’archivage et la conservation des données. Ils disposent d’une attestation délivrée par un organisme accrédité (LNE ou AFNOR). Contrairement à eux, les logiciels auto-attestés ne disposent que d’une certification individuelle délivrée par leurs éditeurs.
D’un point de vue légal, cette certification individuelle est peu fiable. Elle n’offre aucune garantie réelle au client, puisqu’elle ne provient pas d’un organisme neutre. C’est pour cela que la plupart des spécialistes recommandent davantage l’utilisation des logiciels certifiés par l’État. Ceux-ci garantissent une sécurité optimale des données.
En adoptant un logiciel certifié, votre agence web se met davantage en règle vis-à-vis de la loi. Elle fait preuve de transparence et montre qu’elle est soucieuse de la fiabilité de ses données. Elle améliore donc sa crédibilité auprès de ses partenaires, clients et investisseurs. C’est sans compter la performance que lui offre l’outil au quotidien.
Comment choisir le bon logiciel ?
Afin de choisir le meilleur logiciel de gestion commerciale, vous devez avant tout identifier les fonctionnalités qui sont nécessaires à vos activités. Ces fonctionnalités varient généralement en fonction des besoins et objectifs de l’entreprise. Par exemple, si votre agence gère simultanément plusieurs projets complexes, vous avez besoin d’un logiciel qui vous propose des fonctionnalités de planification, d’organisation et de suivi de projet.
Après avoir relevé toutes les fonctionnalités qu’il vous faut, vous pouvez commencer à comparer les offres disponibles sur le marché. L’objectif de ce comparatif est de dénicher le logiciel qui correspond le mieux. Prenez donc en compte un certain nombre de caractéristiques : flexibilité, ergonomie, sécurité, intuitivité de l’interface, et coût. Assurez-vous aussi d’opter pour un logiciel qui entretient une compatibilité avec votre système informatique.
L’utilisation d’un logiciel de gestion commerciale est une solution qui peut améliorer l’efficacité et la rentabilité de votre agence web. Outre la productivité qu’elle améliore, vous bénéficiez d’une meilleure organisation. Il vous faut toutefois opter pour le bon outil pour réellement profiter de ces avantages.
