Avantages de la mécanisation du travail de bureau
- Un travail de qualité
Le travail effectué à l’aide d’une machine est généralement plus soigné et plus lisible que le travail effectué à la main. Par conséquent, l’utilisation de machines garantit la qualité du travail. - De faibles coûts de fonctionnement
Dans un bureau où, seules des machines permettant de gagner du temps et de la main-d’œuvre sont utilisées, la masse salariale peut être réduite tout en produisant plus de travail. - Une haute efficacité
Tous les travaux peuvent être effectués dans un temps relativement court. De cette façon, les machines sont utilisées pour augmenter l’efficacité des opérations. - Une précision de haut niveau
Les êtres humains peuvent commettre un plus grand nombre d’erreurs, consciemment et inconsciemment. Toutefois, la mécanisation permet d’éviter de telles erreurs et omissions matérielles. Elle améliore la précision du travail, en particulier dans la comptabilité et les calculs statistiques. - Un allègement de la monotonie
L’utilisation de machines et d’équipements peut réduire l’ennui et la perte de temps. De cette façon, il est possible d’éviter la monotonie de l’exécution d’un travail. - Une normalisation du travail
Les routines et les procédures de bureau peuvent être normalisées à l’aide d’installations de mécanisation. La normalisation permet d’uniformiser et de mieux coordonner le travail. - Un contrôle efficace
De plus amples informations peuvent être fournies rapidement à la direction qui peut donc exercer un contrôle efficace. Ainsi, les risques de fraude sont réduits au minimum. - Une amélioration de l’image
L’amélioration de l’efficacité conduit à une plus grande rentabilité et crée une bonne image de l’organisation dans l’esprit des fournisseurs et des clients qui traitent avec elle. - Une décision de qualité
La mécanisation fournit sans délai des informations adéquates à la direction. Ce processus facilite la prise de décisions de qualité par la direction. - La couverture de plus de travail
Une seule machine peut faire le travail de deux ou trois employés. Les employés peuvent donc être chargés de faire d’autres travaux. De cette façon, la mécanisation permet de couvrir davantage de travail.
Les inconvénients de la mécanisation du travail de bureau
La mécanisation souffre d’un certain nombre d’inconvénients qui sont présentés ci-dessous.
- De lourds investissements
Le coût initial d’une machine est élevé. Si le nombre de machines à acheter est plus élevé, il faut que la direction fasse de lourds investissements. - Des déchets importants
Une machine au ralenti est un gaspillage. Ce gaspillage est plus important si la machine est coûteuse. - Un problème de réaffectation des ressources
L’adoption de certaines machines entraînera le licenciement de certains employés. Si tel est le cas, la direction sera confrontée à ce problème. - La formation du personnel
l’achat et l’utilisation de machines nécessitent des employés qualifiés pour leur fonctionnement. Si des employés formés ou qualifiés ne sont pas disponibles, les machines ne peuvent pas être utilisées correctement. - Une augmentation du coût de fonctionnement
Parfois, de nouveaux employés peuvent être nommés pour faire fonctionner les machines. Si c’est le cas, la masse salariale d’une organisation sera augmentée. Il y a donc une augmentation des coûts d’exploitation. - Une interruption ou une stagnation du travail :
Suite à u ne panne ou une coupure d’électricité ou encore une panne de machine : La plupart des machines sont actionnées à l’aide de la puissance. Il n’est pas possible d’effectuer un travail pendant la période de coupure ou de défaillance du courant. En outre, les machines peuvent être en panne pendant un certain temps. Il y a stagnation dans l’exécution du travail si les machines sont en panne. Les personnes extérieures qui sont invitées à réparer les machines en cas de panne se rendent au bureau selon leur convenance. Aucun travail n’est effectué tant que la machine n’est pas réparée. Par ailleurs, les employés seront paresseux après la mécanisation du travail de bureau. L’exécution des travaux urgents est affectée pendant la période de panne des machines. - Une réduction des profits
Il n’y a pas de charge d’amortissement avant la mécanisation. Après la mécanisation, les charges d’amortissement sont élevées. Cela réduit le bénéfice. - L’obsolescence des machines
certaines machines peuvent devenir obsolètes en peu de temps. - Une trop grande dépendance aux machines
Les êtres humains peuvent devenir les esclaves des machines. Si l’on n’y prend pas garde, les machines deviendront plus importantes que le travail qu’elles produisent. - Des problèmes de bruit et d’espace
le fonctionnement des machines peut créer du bruit. Si l’espace disponible n’est pas suffisant, il est très difficile d’utiliser les machines. - La dislocation du travail
Une seule personne peut être désignée pour faire fonctionner les machines. Si elle prend un congé, il y a dislocation du travail. Ainsi, deux opérateurs sont employés alors qu’un seul suffirait.
