Vous souhaitez recourir aux services d’externalisation, mais vous ignorez les avantages qu’ils peuvent procurer ? Vous avez envie de savoir si ceux-ci sont adaptés à votre activité professionnelle et si vous avez la possibilité de choisir la prestation qu’il vous faut ? Dans cet article, nous vous expliquons les principaux concepts à connaître sur le sujet. Nous vous dévoilons également le fonctionnement, le rôle et les démarches à suivre pour la mise en place de l’outsourcing dans votre entreprise.
Table des matières
À quels types d’entreprises s’adressent les services d’externalisation d’un support technique ?
Avant toute chose, il convient de préciser que les services d’externalisation d’un support technique peuvent également être dénommés « outsourcing ». Pour faire simple, il s’agit d’une pratique qui permet à une entreprise de déléguer la plupart de ses tâches administratives. Grâce à cette solution, elle n’est plus obligée de recruter un candidat pour occuper un poste déterminé. Elle est en mesure de confier la mission concernée à une personne (physique ou morale) externe à la société : le prestataire. La responsabilité attribuée à ce dernier peut être totale ou partielle, l’étendue de ses pouvoirs et de ses obligations dépend entièrement des arrangements convenus entre les deux parties. Le contrat à signer avant le début du processus d’externalisation précise également la durée de l’engagement et les modalités d’exécution des tâches assignées.
En effet, ce genre de service est destiné à toutes les entreprises qui souhaitent s’affranchir de certaines contraintes administratives. Il peut aussi bien être requis par une PME (petite et moyenne entreprise) que par une société multinationale ayant temporairement besoin d’une aide technique. Certaines sociétés non gouvernementales sont même susceptibles d’y avoir recours.
Les petites entreprises
Les premières entreprises à qui l’outsourcing peut profiter sont celles de petite taille. En effet, elles manquent généralement de personnel qualifié pour s’occuper de certaines tâches administratives complexes telles que la comptabilité ou la gestion des ressources humaines. Cette solution leur permet également de réaliser des économies sur le coût de recrutement d’une main-d’œuvre spécialisée. D’ailleurs, il est bon de noter qu’avec un support technique externalisé, ils ont la possibilité de profiter de l’expertise en outsourcing d’une équipe professionnelle talentueuse, sans avoir à multiplier leurs obligations légales ou leurs responsabilités. De même, ils n’auront pas à supporter plus de charges sociales patronales ou salariales. Les tarifs pratiqués sont déjà proposés par les prestataires sur le marché, il leur suffit de choisir celui qui répond à leur budget.
Les entreprises qui ont du mal à trouver un talent
Dans certaines entreprises, il peut être difficile de trouver le candidat idéal pour un poste stratégique. De plus, cette opération nécessite parfois du temps et un budget important. Or, la personne engagée risque de se désister après la période d’essai. Pourtant, en recourant aux services d’externalisation de votre support technique, vous avez l’occasion de vous libérer des procédures de recrutement, de licenciement et de formation. Il est également impossible pour votre partenaire de « démissionner », puisqu’il est lié par un contrat d’externalisation (et non de travail). De même, ce dernier est obligé d’honorer ses engagements aussi longtemps que vous tenez les vôtres (paiement des honoraires). Si vous faites appel aux services d’outsourcing, votre agent désigné sera opérationnel dès que vous vous êtes mis d’accord sur les termes de votre entente.
Les entreprises en pleine croissance
Vous êtes en train de lancer une startup ou prévoyez d’accélérer la croissance de votre entreprise ? Recourez aux services d’externalisation de votre support technique afin de pouvoir vous concentrer exclusivement sur votre activité principale. En confiant la plupart de vos tâches administratives à un professionnel qualifié, vous minimisez considérablement vos responsabilités. Vous n’aurez plus qu’à penser à l’amélioration de vos offres, à la diversification de vos produits ou de vos services et à la satisfaction de vos clients. Votre chiffre d’affaires doublera certainement en un rien de temps si vous partagez votre fardeau avec d’autres personnes aussi passionnées que vous.
Les ONG caritatives à but non lucratif
Les services d’externalisation du support technique permettent aux ONG d’engager des experts spécialisés sans avoir à dépenser des sommes astronomiques. En effet, les tarifs d’un prestataire externe sont généralement plus abordables que le salaire mensuel d’un employé embauché avec un contrat de travail. La raison est simple : celui-ci est en mesure de servir plusieurs clients en même temps. L’exécution des obligations administratives d’une entreprise requiert peu de temps, ce qui lui permet d’accomplir plusieurs missions en un mois.
Les personnes physiques ou morales ayant besoin d’une aide temporaire
Aucune entreprise commerciale n’est à l’abri des aléas économiques. En effet, elle risque de rencontrer des difficultés financières ou des problèmes techniques à tout moment. Dans ces cas-là, elle a besoin de l’expertise d’un personnel temporaire : celui qui peut l’aider à surmonter les crises. Une fois que ces dernières sont résolues, elle a la possibilité de résilier le contrat qui la lie au prestataire engagé.
Quels sont les différents services d’externalisation actuellement disponibles ?
Sur le marché, il existe trois principales formes d’externalisation :
- l’externalisation offshore : le prestataire est installé dans un pays éloigné,
- l’externalisation nearshore : le prestataire est installé dans un pays voisin ou frontalier (même fuseau horaire, identité culturelle et linguistique à peu près similaire, etc.),
- l’externalisation locale : le prestataire est installé dans le même pays que l’entreprise cliente.
Outre cette catégorisation, il est également possible de classer les services d’outsourcing selon la nature des travaux confiés. Il existe, par exemple, ceux qui consistent à tirer profit des compétences (techniques, technologiques, intellectuelles, organisationnelles, etc.) et des connaissances d’un professionnel. Dans cette optique, c’est la « spécialité » de l’expert qui est mise à la disposition du client. Tel est notamment le cas des agents qui sont en mesure de s’occuper de votre comptabilité, de votre stratégie de marketing digital ou de vos processus de recrutement.
De plus, certains services d’outsourcing se basent sur la capacité du prestataire externe. Dans cette optique, c’est la productivité du bénéficiaire qui est à augmenter. Cette option permet de déléguer la gestion d’une partie du processus de fabrication à une tierce personne (habituellement morale). Le prestataire externe peut alors être considéré comme le partenaire de l’entreprise qui contribue à la création du produit ou du service offert. Il dispose de sa propre existence juridique et n’est lié à aucune société mère, contrairement aux succursales et aux filiales.
Dans des termes plus terre à terre, il est possible d’externaliser la gestion de la paie, de la relation client, des déchets et du personnel. Les entreprises en quête de prestataires externes peuvent également confier leur stratégie de communication, de commercialisation ou de fidélisation à des professionnels qualifiés.
Pour quelles raisons recourir aux services d’externalisation de son support technique ?
Comme nous l’avons expliqué plus tôt, nombreuses sont les raisons qui peuvent vous inciter à recourir aux services d’externalisation. Cela vous permet notamment :
- d’offrir une meilleure expérience client (si vous confiez votre projet de digitalisation à un expert dans le domaine),
- d’avoir plus de temps à consacrer au cœur de votre métier (votre activité professionnelle),
- de réduire vos coûts de fonctionnement,
- de gagner en efficacité,
- de reprendre votre avantage concurrentiel en cas de perte de compétitivité,
- de profiter d’un service personnalisé et adapté à vos besoins,
- de penser au développement de votre entreprise et à l’optimisation de vos revenus.
En quelques mots, l’outsourcing vous donne l’occasion d’accomplir correctement et consciencieusement vos tâches. Il vous garantit également que celles qui ont été confiées aux prestataires externes seront exécutées conformément aux règles de l’art et aux normes en vigueur.
Comment bien choisir son prestataire en externalisation ?
Afin de choisir le meilleur prestataire à qui attribuer une mission, nous vous conseillons de vous fier d’abord à son expérience. En effet, l’agent engagé doit disposer du niveau d’expertise nécessaire à la réussite de votre projet et à l’atteinte de vos objectifs. Ensuite, vous avez intérêt à vous assurer que le professionnel est en mesure de prendre en charge toutes les attributions que vous comptez lui déléguer. Autrement dit, vous devez consulter préalablement la gamme des services offerts. De plus, vous êtes tenu de vous renseigner sur le matériel ou les logiciels utilisés par le prestataire. Vérifiez si ceux-ci sont suffisamment performants. Enfin, comparez au minimum deux offres (en considérant principalement les prix) avant d’arrêter votre choix.
