Si vous êtes propriétaire d’un hôtel indépendant, vous savez à quel point la gestion d’une telle infrastructure peut s’avérer compliquée. Même si vous avez un personnel dynamique, compétent et disponible, vous êtes certainement confronté à plusieurs difficultés, en raison de la perte de temps engendrée par certaines tâches administratives particulièrement chronophages. Dès lors, il devient indispensable d’avoir recours à un logiciel de gestion hôtelière. Découvrez ici pourquoi.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion hôtelière ?
Un logiciel de gestion hôtelière est une technologie digitale permettant aux propriétaires d’hôtels une gestion automatisée de leurs tâches administratives, et ce, tout en développant leur réactivité sur le long terme. Cet outil permet notamment une gérance optimale d’un certain nombre d’opérations, telles que les réservations, les arrivées, les départs et les formalités relatives aux factures et aux paiements. Il ne s’agit là que de quelques grandes lignes. En effet, la plupart des systèmes de gestion hôtelière peuvent faire bien plus.
Certains logiciels sont par exemple capables d’enregistrer les préférences des clients, ainsi que plusieurs informations concernant l’hôtel. Ces informations peuvent être relatives aux heures d’ouvertures du restaurant ou aux différentes vues que les chambres d’hôtel peuvent offrir. Toutefois, ces atouts ne peuvent être garantis que par un logiciel de gestion hôtelière doté de fonctionnalités avancées. C’est la raison pour laquelle il est toujours indispensable de réaliser un comparatif des meilleurs logiciels de gestion pour hôtels afin d’opter pour un système d’une efficacité optimale pour votre établissement hôtelier.
Par ailleurs, un logiciel de gestion hôtelière peut également se connecter à d’autres logiciels de revenus dans l’optique de créer une vue d’ensemble des profits engrangés par l’hôtel. Les logiciels les plus récents sont même capables de s’intégrer à d’autres programmes (outils de communication ou logiciels de caisse sur le Cloud). Il va donc sans dire que c’est un outil qui se trouve au cœur des opérations d’un hôtel.
Pourquoi opter pour un logiciel de gestion hôtelière ?
Le premier avantage qu’offre un logiciel de gestion hôtelière est le gain de temps. En effet, les tâches administratives inhérentes à la gestion hôtelière sont très chronophages. Étant donné qu’un logiciel de gestion hôtelière prend en charge ces missions, vous pourrez consacrer plus de temps à des tâches plus importantes. De plus, cet outil de gestion concerne absolument tous les services d’un hôtel. Si vous veillez à offrir une formation à votre personnel qui leur permettra de bien s’en servir, vous pourrez réaliser un gain de temps considérable. De cette façon, vous aurez le temps de mieux servir vos clients. Hormis le gain de temps, un logiciel de gestion hôtelière présente également d’autres atouts non négligeables.
La gestion optimisée de la relation client
En simplifiant leur enregistrement et leur départ, un système de gestion hôtelière permet aux clients d’être mieux satisfaits des prestations de l’hôtel. Cet outil permet également l’amélioration de la communication entre le personnel et les clients. C’est donc un moyen particulièrement efficace pour fidéliser votre clientèle.
L’augmentation de la visibilité en ligne
Avec un bon logiciel, vous pourrez facilement bâtir votre hégémonie sur le net. En effet, grâce à cet outil, vous avez la possibilité d’intégrer dans votre site web un moteur de réservation, un portail ou encore des chatbots pour vos clients. Grâce à une telle stratégie, vous pourrez être sûr d’être compté parmi les hôtels qui offrent un meilleur parcours et une interface utilisateur intuitive à leurs visiteurs. Vous pourrez plus facilement figurer en tête de la liste des moteurs de recherche tels que Google et Bing.
La limitation des doubles réservations et des erreurs manuelles
Un logiciel de gestion hôtelière est conçu pour pallier les problèmes de double réservation et de surréservations. De plus, grâce à l’automatisation des tâches, les erreurs qui se produisent lors de la saisie des données client (nom, détail du passeport et numéro de carte de crédit) sont facilement évitées.
Comment bien choisir un logiciel de gestion hôtelière ?
Le choix de votre logiciel de gestion hôtelière doit reposer sur un certain nombre de critères. Le premier est bien évidemment les fonctionnalités que peut vous offrir le logiciel. Celles-ci doivent parfaitement répondre à vos attentes, ainsi qu’aux objectifs que vous vous êtes initialement fixés. Les fonctionnalités de base de tout logiciel de gestion hôtelière doivent être :
- l’attribution des chambres,
- la réservation des chambres,
- l’accès aux informations clients,
- la gestion des tâches du personnel,
- la réalisation des opérations comptables.
Tenez donc compte de ces différentes fonctionnalités lors de votre choix de logiciel. Ensuite, le second critère que vous devez prendre en compte avant de choisir un système de gestion hôtelière est son ergonomie. Pour que le logiciel ait une efficacité optimale, il doit impérativement offrir une véritable facilité d’utilisation. Sa manipulation doit donc être à la portée de tout votre personnel. Enfin, le dernier critère à prendre en compte est la sécurité des données client. Les informations personnelles de vos clients ne doivent surtout pas être manipulées par des cybercriminels. Il est donc impératif que le logiciel pour lequel vous optez soit fiable et sécurisé.
