Toutes les entreprises ont besoin d’un système de création et de gestion des factures. Le logiciel de facturation remplace les systèmes traditionnels que constituent les facturiers en papier. Il est plus facile à utiliser, et pratique pour délivrer des factures en quelques minutes. Il vous permet de centraliser la base de données clients, et de créer des factures qui respectent les règles en vigueur. Quid des avantages d’un logiciel de facturation ?
Table des matières
Un logiciel de facturation est facile à utiliser
Un logiciel de facturation est doté d’une grande facilité d’utilisation, avec une interface simple et intuitive. Il vous permet de créer des factures en quelques minutes pour vos clients. Il offre ainsi un gain de temps précieux à l’entreprise,, et contribue à l’amélioration de sa productivité. À cet effet, nous vous recommandons de vous équiper d’un logiciel complet de devis et factures dans la gestion de votre entreprise. De cette manière, vous pourrez créer vos modèles de devis et de factures en quelques clics.
Avec un logiciel de facturation, il est possible de transformer un bon de livraison, un bon de commande ou un devis en une facture. Vous réduisez ainsi le risque d’erreurs qui est plus élevé avec les systèmes de facturation traditionnels. Le processus de facturation est automatisé : le système utilise les informations de la base de données clients pour effectuer les calculs nécessaires, sans intervention humaine.
Parmi les données reportées automatiquement par le logiciel, il y a le taux de TVA applicable, l’adresse du client et une éventuelle remise. Ces informations sont tirées de la fiche du client concerné par la facture. Le système calcule automatiquement les montants de la TVA, hors taxes et TTC. Pour finir, il conserve des traces des calculs et des documents pour vous permettre de les retrouver à tout moment.
Envoyez vos factures par voie électronique
Vous pouvez envoyer vos factures par voie électronique directement à partir d’un logiciel de facturation. Le logiciel vous donne la possibilité de personnaliser le contenu des emails d’envoi de factures. Faire parvenir les factures à vos clients par voie électronique est plus avantageux que de les envoyer par courrier, car cette voie est :
- plus rapide,
- plus écologique,
- plus économique.
Par voie dématérialisée, vous pouvez mettre en place l’envoi des factures à vos clients en un clic. En plus, la voie électronique est très accessible et simple d’utilisation. Il vous suffit d’avoir une connexion Internet pour envoyer les factures à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Des études ont révélé que cette solution est moins polluante pour l’environnement que l’envoi d’un courrier.
La voie électronique vous évite beaucoup de dépenses. Au nombre de ces dernières, il y a l’achat de papier pour l’impression des factures (comme c’est le cas avec un système de facturation physique). Il y a aussi les dépenses liées à l’expédition d’un courrier classique par voie papier. Pour finir, la voie électronique est sécurisée pour l’envoi des factures. Elle garantit la traçabilité des opérations de création et d’envoi de factures.
Suivez les paiements et consultez les rapports détaillés
Un logiciel de facturation permet de générer différents documents de vente en dehors des factures. Il permet par exemple de créer des devis ainsi que des bons de commande et de livraison. Vous pouvez y renseigner des données sur vos encaissements. Avec cet outil, vous pouvez facilement suivre les paiements de vos factures, d’autant plus que les données sont centralisées. Le suivi se fait en temps réel pour toutes les factures.
Il est également possible de se faire payer rapidement grâce au logiciel, avec le paiement en ligne que vous pouvez proposer aux clients. À partir des différents documents commerciaux créés, et des données sur les encaissements, vous pouvez générer des rapports bien détaillés sur votre activité. Ces rapports complets peuvent vous renseigner par exemple sur le type de clients qui est le plus actif et sur les produits de l’entreprise les plus demandés.
Il est possible de consulter à tout moment ces rapports pour analyser les performances de l’entreprise. Un logiciel de facturation vous présente également des indicateurs clés pour évaluer la qualité de votre gestion commerciale. Grâce aux rapports et aux indicateurs, vous pourrez ajuster votre stratégie commerciale au besoin.
Vous avez la possibilité de consulter les fiches clients autant que possible. Sur chaque fiche, vous pouvez voir l’ensemble des documents commerciaux envoyés au client concerné. Vous bénéficiez d’un espace client depuis lequel votre client peut consulter les documents que vous décidez de partager avec lui. Le client peut formuler des demandes et vous les faire parvenir à partir de cet espace.
Personnalisez vos factures pour qu’elles correspondent à votre entreprise
Proposez à vos clients des documents de vente qui correspondent à votre entreprise en les personnalisant. Les factures personnalisées vous démarquent de la concurrence. Elles témoignent de votre professionnalisme, et contribuent au renforcement de votre image de marque. Pour la personnalisation de documents commerciaux, les logiciels de facturation proposent généralement une large gamme de modèles et de thèmes. Vous pouvez sélectionner l’un d’entre eux en tenant compte des couleurs caractéristiques de votre entreprise.
Vous pouvez également apporter des modifications aux titres et intitulés de vos factures en changeant leur texte et leur couleur. Vous avez aussi la possibilité d’importer un modèle ou une image de votre choix. Nous vous recommandons d’ajouter le logo de votre entreprise à toutes vos factures de vente. L’image et le logo choisis pour personnaliser les factures doivent être clairs. Vérifiez qu’il n’y a aucune déformation ni pixellisation.
Vous pouvez choisir un visuel de format JPG, PNG ou GIF, selon les options du logiciel de facturation. Certains logiciels définissent une limite pour la taille des visuels à ajouter au document de vente. Vous avez la possibilité de prévisualiser les modifications apportées à votre document.
Configurez des rappels de paiement automatiques
Avec un logiciel de facturation, vous pouvez gérer efficacement la relance des impayés. Une bonne configuration de l’outil vous permet d’envoyer en un clic des rappels de paiement à tous les clients concernés. Notez qu’un rappel de paiement est composé de certains éléments clés comme un nom pour l’identifier, et le nombre de jours qu’il faut attendre avant d’envoyer le rappel. Le nombre de jours est compté à partir de la date d’échéance de la facture.
Pensez à personnaliser le message standard pour le rappel de paiement. Le texte doit être clair, concis et courtois, avec des informations qui permettront au client de savoir exactement ce qu’il doit faire pour payer. Vous pouvez aussi paramétrer le logiciel de facturation pour que les rappels de paiement soient envoyés par email aux clients.
Accédez à votre compte depuis n’importe quel appareil
Avant d’utiliser un logiciel de facturation, il est nécessaire d’ouvrir un compte depuis lequel vous allez gérer toutes les opérations. Vous pouvez créer, personnaliser et gérer tous les documents commerciaux à partir de ce compte, quel que soit votre appareil (ordinateur, tablette, téléphone). Pensez à choisir un outil qui fonctionne à la fois sur Android et sur iOS. Ainsi, grâce au logiciel de facturation, vous serez en mesure de facturer les clients où que vous soyez, depuis votre smartphone.
Pour protéger les données de l’entreprise et des clients sur le logiciel de facturation, vous devez sécuriser votre compte. Assurez-vous alors que vos mots de passe sont complexes pour offrir un haut niveau de sécurité. Nous vous conseillons de changer le mot de passe du compte en moyenne tous les 3 mois.
