Tous les documents, qu’ils soient électroniques ou sur papier, sont essentiels à la gestion et au fonctionnement de toute entreprise. Les informations commerciales sont sensibles et soumises au respect de la vie privée et de la confidentialité. Ces aspects font de la gestion des documents une tâche incroyablement difficile. Avec l’augmentation des menaces de cybersécurité, la gestion des documents électroniques (appelée aussi GED) est devenue de plus en plus primordiale.
Comment les entreprises peuvent-elles éviter ces problèmes tout en restant productives ?
Pourquoi les systèmes de gestion électronique de documents sont-ils cruciaux, et comment peuvent-ils aider l’entreprise ?
La pandémie a vu un grand nombre d’entreprises mettre en ligne leurs opérations commerciales. Outre le lancement d’un site web et d’outils interactifs, ces entreprises ont dû relever un autre défi : convertir les documents papier en format électronique ou numérique. Les entreprises qui optent pour des systèmes de gestion électronique de documents ont besoin d’une base qui les aide à rationaliser les flux de travail et les processus critiques. Outre l’amélioration de l’efficacité, les systèmes de gestion électronique de documents peuvent aider grandement.
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Table des matières
Une réduction de l’espace de stockage
Les coûts de l’immobilier commercial augmentent, tout comme les dépenses liées au stockage des fichiers et des dossiers. Un système de gestion électronique des documents basé sur un logiciel permet de gagner un espace considérable occupé par des armoires et des boîtes de rangement. Le logiciel libère un espace précieux qui peut être utilisé à d’autres fins. Il existe des documents sensibles et confidentiels qu’il est préférable de sécuriser au format papier ou sous forme de copies. Ils sont donc conservés dans des endroits moins coûteux, comme un entrepôt ou un coffre-fort.
Un renforcement de la sécurité
La sécurisation des documents de valeur est essentielle pour les entreprises de toutes tailles. La protection des données sensibles est nécessaire pour préserver les intérêts de l’entreprise. Un système de gestion de documents basé sur un logiciel vous offre une sécurité accrue grâce à un meilleur contrôle des documents sensibles. De plus, l’accès est contrôlable au niveau des dossiers, selon les individus et les groupes. Les documents gérés de cette manière sont hautement traçables. On peut ainsi installer des balises et des notifications pour des alertes automatiques.
Une conformité solide et améliorée
Les procédures réglementaires et de conformité sont fastidieuses et complexes pour certains documents. La non-conformité peut vous rendre passible d’amendes ou de retrait de licence. Dans certains cas, elle peut même entraîner une responsabilité pénale. Il existe organismes de réglementation étatiques ayant des directives strictes en matière de sécurité et de confidentialité. Avec ces conformités en place, les systèmes de gestion de documents fournissent une organisation et réduisent la possibilité de non-conformité. La conservation des documents peut être automatisée, et les nouveaux documents peuvent ensuite être facilement classés et stockés.
Récupération des données
La recherche, la localisation et la récupération de documents prennent beaucoup de temps, surtout lorsqu’ils sont stockés dans un format physique. L’employé de bureau type consacre environ 30 à 40 % de sa journée à la recherche de ces documents imprimés. Il est évident que la gestion de documents coûte très cher. Ces dépenses pèsent sur le budget global de l’entreprise, ce qui entrave la productivité et la croissance de la compagnie.
Un système de gestion des documents permet de gagner du temps. Selon la solution choisie, le système permet de retrouver des fichiers à l’aide de mots-clés ou de phrases. De plus, l’intégration aux applications d’entreprise rationalise l’accès aux informations vitales. De plus, avec un GED, les documents sont accessibles à distance, à condition de disposer d’une connexion internet stable. Et cela s’est avéré bénéfique pendant la pandémie.
Sauvegarde et reprise après sinistre
Pour créer une sauvegarde de votre contenu, vous devez savoir de quel contenu vous disposez. Traditionnellement, les systèmes de gestion de documents impliquaient la sauvegarde des documents sur des ordinateurs locaux. Le système de sauvegarde comprend des partages de fichiers non contrôlés, dans lesquels le contenu n’est pas correctement sauvegardé. On s’en aperçoit souvent lorsqu’il est trop tard ou lorsque le contenu est égaré. La réglementation impose de produire les originaux et des copies lisibles de ces documents et de disposer d’une solution de sauvegarde solide.
L’archivage numérique des documents papier les protège également contre les incendies et les inondations, entre autres catastrophes. Un GED ou système de gestion des documents garantit la traçabilité des documents à l’aide d’une série de critères. Ces capacités de suivi permettent de réduire les risques de perte ou de mauvais classement des documents lors de leur consultation et de leur accès.
Collaboration et partage
Les systèmes de gestion électronique de documents facilitent la collaboration et le partage, que ce soit en interne ou en externe. La numérisation permet d’évaluer la qualité du document, que ce soit lors des phases de rédaction, de révision ou d’approbation. Notez que la collaboration et le partage peuvent même se faire à distance. Les documents capturés à partir de différentes sources sont accessibles à partir de plusieurs endroits.
Un autre aspect est l’imagerie électronique. Cette solution permet de partager des documents sur des réseaux tels que le courrier électronique ou l’Internet. Les systèmes de gestion électronique de documents offrent également une meilleure visibilité des processus et un suivi des flux de travail.
Cohérence du contenu
Il n’est pas facile d’assurer la cohérence des contenus avec les méthodes traditionnelles. Cela implique des détails minutieux, tels que le formatage, la dénomination et le contrôle. C’est pour cela qu’il est important que les entrepreneurs suivent et respectent un guide pratique de la dématérialisation pour les entreprises.
Un autre défi est de s’assurer que toutes les nouvelles modifications et révisions sont issues de la « dernière version approuvée » dans un environnement de partage de fichiers. Un système de gestion électronique des documents offre des capacités de gestion et de distribution des modèles, ainsi que de gestion des révisions des documents. Le système permet également d’automatiser le processus de publication des PDF afin de garantir le respect de certaines exigences.
Amélioration de la rapidité d’exécution
Les systèmes de gestion électronique de documents offrent des outils qui poussent automatiquement les documents tout au long de leur cycle de vie. Ces outils sont profonds et permettent d’éliminer les goulots d’étranglement et de garantir une génération et un classement en temps voulu. Cette rapidité d’exécution permet d’améliorer la préparation aux inspections et aux soumissions. Ainsi, la procrastination, les retards et la logistique sont tous pris en charge par les systèmes électroniques.
Dans l’environnement commercial actuel, qui évolue rapidement, il est primordial de disposer d’un système de gestion électronique des documents précis. La gestion de la documentation électronique concerne plusieurs domaines, notamment la gestion des formulaires, la conformité, l’archivage et la récupération des documents, la livraison électronique, la gestion du courrier, etc.
