Comment trouver le bon local pour votre entreprise ?

Choisir les bons locaux est une décision importante pour de nombreuses entreprises. Le bon emplacement peut être essentiel pour attirer les clients et les employés, tandis que les locaux eux-mêmes peuvent influencer de manière significative la productivité.

Vous devez également tenir compte de la manière dont la décision d’accorder une licence, de louer ou d’acheter vos locaux affecte vos coûts et la flexibilité dont vous disposerez si vos besoins en locaux changent à l’avenir.

Choisir le bon emplacement

Avant de détecter l’emplacement de vos rêves pour implanter votre entreprise, il est nécessaire de se poser les bonnes questions :

Dans quel quartier de la ville souhaitez-vous vous installer ?

• Où sont tous vos clients ?

Il est judicieux de placer votre entreprise de manière à ce que vos clients puissent facilement vous trouver et vous rendre visite s’ils se trouvent dans une zone géographique spécifique. C’est essentiel pour les établissements de vente au détail.

• Ou se trouvent vos concurrents ?

Voulez-vous être près d’un pôle de compétitivité qui attire les clients, ou voulez-vous l’exclusivité dans une zone spécifique ?

• Voulez-vous être à proximité de vos fournisseurs ?

Cela pourrait-il vous offrir une plus grande souplesse dans la gestion des stocks ou réduire vos coûts de transport ?

• Quelle est l’importance de l’emplacement ? Pouvez-vous travailler à domicile ou à distance ?

Quel est le coût de la vie dans cette région ?

Les villes et projets nouveaux sont souvent moins chers, mais ils ne sont peut-être pas appropriés. Examinez la question. Est-il préférable de rester dans le centre-ville ou dans la banlieue ?
Les prix sont plus bas dans les zones où des terrains vacants sont disponibles, mais cela peut signifier que la zone n’est pas propice aux affaires.
Selon l’endroit où vous vous installez, vous pouvez bénéficier de subventions ou d’autres avantages financiers. N’hésitez pas à vous faire accompagner, dans vos démarches, par des experts de l’immobilier en entreprise tels que CBRE Atrium. Vous y gagnerez en temps, énergie, expertise et surtout tranquillité d’esprit.

Avez-vous besoin d’être à proximité des transports publics ?

• Est-il facile pour les consommateurs, les vendeurs et les employés de se rendre sur place ?
• Devez-vous être à proximité d’autoroutes, de gares ou d’autres moyens de transport public ?

Quel effet le nouvel emplacement aura-t-il sur les employés ?

• Serez-vous en mesure de trouver localement des personnes possédant les compétences nécessaires ?
• L’endroit pourra-t-il répondre aux besoins des travailleurs en termes de logement, d’écoles, de commerces et de repas ?

De quels services locaux avez-vous besoin ?

• Avez-vous besoin de la proximité d’une banque, d’un bureau de poste ou d’un parking à proximité ?

Quel effet l’environnement aura-t-il sur votre image ?

• Quelle sera la première expérience des touristes ?
• Est-il important d’avoir une adresse physique ?

Centre-ville ou périphérie ?

Les centres-villes offrent plusieurs avantages

Vous pouvez augmenter votre visibilité auprès des clients potentiels.
Une bonne adresse peut être importante pour votre image.
Vous aurez probablement un bon accès aux transports publics.
Vous serez proche d’installations telles qu’un bureau de poste, des banques et des imprimeries.
Les employés peuvent être attirés par un choix de restaurants, de magasins et d’installations de loisirs.
Les entreprises qui préfèrent généralement les centres-villes sont les détaillants, les agences de placement et les cabinets professionnels.

Un emplacement en centre-ville peut ne pas vous convenir

Les emplacements de premier choix ont tendance à être chers.
Le stationnement peut être difficile et coûteux, tant pour les employés que pour les visiteurs.
L’accès pour les livraisons peut être limité.
Le bruit et la pollution peuvent être plus importants.
Les bureaux peuvent être plus anciens et manquer d’équipements modernes.

Beaucoup de nouveaux bureaux ont été construits à l’écart des villes

Le stationnement est généralement abondant. Certains employés attachent une grande importance au fait de pouvoir se rendre au travail en voiture.
Les parcs d’affaires disposent généralement d’espaces de bureaux modernes et bien équipés.
Un complexe récemment construit doit être propre, attrayant et sûr.
Les entreprises qui préfèrent souvent des bureaux en dehors de la ville sont les opérations de vente, les entreprises de fabrication et les centres d’appels.

Les parcs d’affaires en dehors de la ville présentent également des inconvénients

Les frais d’entretien et de gestion d’un parc d’activités peuvent être étonnamment élevés.
Certains parcs d’activités sont situés dans d’anciennes zones industrielles délabrées. Vos employés et vos clients peuvent trouver cela rebutant.
Les employés qui n’ont pas de voiture peuvent avoir des difficultés à se rendre au travail.
Il peut y avoir peu de magasins ou d’endroits où manger à proximité. Comme il y a peu d’endroits pour se rencontrer localement, les employés risquent de ne pas passer beaucoup de temps ensemble en dehors des heures de travail.

Vos besoins spécifiques pour vos locaux

Rédigez un « cahier des charges » qui comprend toutes les spécificités de ce que vous recherchez. Prenez note des aspects du cahier des charges qui sont nécessaires et de ceux qui sont facultatifs. Un bon cahier des charges vous évitera de passer du temps à chercher des propriétés qui ne conviennent pas.

Décidez de l’endroit où vous voulez être

Quelle est l’importance de l’emplacement ? Quelle est votre capacité d’adaptation ?

Déterminez la quantité totale d’espace dont vous aurez besoin

Calculez l’espace dont chaque personne a besoin.
Tenez compte de l’espace qui peut être économisé en utilisant le hot-desking ou le travail flexible. Par exemple, si les travailleurs n’arrivent pas toujours à la même heure ou travaillent de chez eux à l’occasion.
Déterminez l’espace supplémentaire dont vous aurez besoin pour les installations, les réunions, le stockage et la convivialité.

Tenez compte du design

Les planchers rectangulaires standard avec un nombre minimum de piliers offrent le maximum d’espace disponible.
Comme vous pouvez diviser ou réorganiser la pièce en fonction des besoins, l’espace ouvert est plus polyvalent.
Les pièces individuelles sont plus privées et plus calmes.

Déterminez le type d’accès dont vous avez besoin

En dehors des heures de travail, vous pouvez avoir besoin d’un accès pour le personnel, les clients et les livraisons.
Est-il suffisant d’être au premier étage ?
De combien d’entrées (largeur et hauteur) avez-vous besoin ?

Dressez la liste des services dont vous avez besoin

L’énergie, les lignes téléphoniques, un accès Internet adéquat, la plomberie et le drainage ne sont que quelques exemples. De combien de prises électriques et de prises téléphoniques avez-vous besoin ? Est-il possible de les augmenter à l’avenir ?
Les structures modernes peuvent inclure la climatisation, des gaines de câblage et une protection adéquate.
Votre travail nécessite-t-il l’utilisation d’installations spécifiques (par exemple, gaz ou électricité triphasée) ?
Avez-vous des équipements ou des processus qui nécessitent une ventilation ou un refroidissement particuliers ?
Avez-vous des exigences particulières en matière de gestion des déchets ou de drainage ?

Assurez-vous de bien comprendre les critères structurels

Même si une structure ancienne peut sembler attrayante, le câblage et la plomberie seront-ils adéquats ?
Est-il possible d’agrandir ou de modifier la disposition des lieux ?
Existe-t-il des exigences physiques pour votre emplacement (par exemple, un dégagement supérieur, une charge à l’étage ou des fondations renforcées) ?

Tenez compte de votre apparence ainsi que de votre confort.

Quelle importance ont-ils pour les clients et les employés ? Les principales sociétés de bureaux avec services ont un accès immédiat à des bureaux intelligents, entièrement équipés et modulables, où l’image est primordiale. Beaucoup proposent même des services d’assistance à la demande.
Quels sont vos besoins en matière d’éclairage (naturel et électrique) et de chauffage ? Les bureaux sombres provoquent plus de maladies et diminuent l’efficacité, donc économiser de l’argent en louant un bureau sombre pourrait être une fausse économie.
De quelles commodités (comme des toilettes et une cuisine) les travailleurs et les visiteurs ont-ils besoin ?

Pensez aux implications juridiques.

Quel type d’entreprise gérez-vous (un magasin, un bureau ou un entrepôt, par exemple) ? Si le bien immobilier dispose déjà d’un permis de construire pour votre « classe d’utilisation », les choses seront plus simples.
Aurez-vous besoin d’un nouveau permis de construire, par exemple pour l’installation d’une signalétique commerciale ?
Y a-t-il des réglementations supplémentaires qui s’appliquent à votre entreprise, ou avez-vous besoin de licences ? Par exemple, si votre entreprise traite des déchets ou des aliments.

Examinez vos options pour l’avenir.

De nombreuses entreprises sous-estiment la vitesse à laquelle elles peuvent devenir trop grandes pour leurs locaux actuels.
En emménageant dans un immeuble de bureaux avec services, vous pouvez vous déplacer d’un bureau à l’autre tout en conservant la même adresse. Cela réduit le coût du déménagement et le temps qu’il faut pour le faire.
Si vous ne sous-louez qu’une partie de votre bureau au début, vous pourrez l’agrandir à l’avenir.

Déterminez le type de « contrat » dont vous aurez besoin.

Pouvez-vous opter pour une licence, un bail ou un achat ?
Quelle durée de bail préférez-vous si vous avez besoin d’un espace loué ?

Décidez de votre prix maximum.

Tenez compte de la TVA ainsi que des frais récurrents éventuels.

Location ou achat ?

Lorsque vous occupez des locaux, il existe deux types de contrats de propriété que vous pouvez signer.

Un bail de location vous donne peu de flexibilité, mais plus de sécurité

La plupart des entreprises établies louent leurs locaux.
Le bail vous donne la sécurité d’occupation pendant la durée du bail, qui est généralement comprise entre trois et 25 ans.
La plupart des baux prévoient une révision du loyer à des périodes fixes. Dans un marché en hausse, votre loyer peut augmenter considérablement. Si les loyers baissent, vous risquez de devoir payer un loyer supérieur à celui du marché pendant plusieurs années.
Vous pouvez être tenu de payer le loyer pendant toute la durée du bail, même si vous quittez les lieux avant terme. Mais vous pouvez peut-être négocier une clause de rupture qui vous donne la possibilité de mettre fin au bail de manière anticipée (par exemple, tous les cinq ans).
Le propriétaire est généralement responsable des réparations et de l’entretien extérieurs, ainsi que des parties communes. Vous pouvez être responsable des travaux de réparation et d’entretien intérieurs.
Vous pouvez généralement effectuer des modifications (avec l’accord du propriétaire). Mais à la fin du bail, vous pouvez être tenu de réparer les modifications que vous avez apportées.
Un bail (ou une licence) peut inclure diverses restrictions sur la manière dont vous pouvez utiliser les locaux, si vous pouvez sous-louer une partie des locaux, etc.
Un large éventail de locaux commerciaux peuvent être loués.

Vous pouvez acheter les locaux en pleine propriété

Peu d’entreprises achètent des locaux, à moins qu’elles ne disposent de grandes quantités de liquidités et qu’elles ne cherchent un investissement à long terme.
Vous pouvez rester dans les locaux aussi longtemps que vous le souhaitez. En théorie, vous pouvez déménager quand vous le souhaitez, mais cela dépendra des conditions du marché et de votre capacité à trouver un acheteur.
Vous pouvez modifier et améliorer les locaux autant que vous le souhaitez, pour répondre aux besoins de votre entreprise (sous réserve du permis de construire et des règles de construction).
Si vous n’avez plus besoin des locaux pour votre entreprise, mais que vous ne pouvez pas les vendre, vous avez la possibilité de devenir propriétaire et de louer ou de concéder des espaces à d’autres entreprises.
L’achat immobilise votre argent pendant une longue période. Les dépôts pour les hypothèques sur les propriétés commerciales sont généralement d’environ 30 %.

Recherche de locaux commerciaux

Si vous recherchez des locaux en location ou en pleine propriété, le processus de recherche peut être compliqué et prendre beaucoup de temps.

Utilisez votre cahier des charges comme point de départ

Il vous permettra de clarifier votre recherche et vous aidera à réduire le nombre de propriétés inadéquates que vous voyez.

Tirez le meilleur parti de vos contacts personnels

Vous pourrez peut-être partager ou sous-louer des locaux s’ils sont situés dans la zone qui vous intéresse.
Vous entendrez peut-être parler de locaux appropriés qui ne sont pas encore sur le marché.

Vérifiez auprès de votre autorité locale et des organisations de soutien aux entreprises

Le service de développement économique de votre collectivité locale peut disposer d’un registre des biens immobiliers ou gérer un centre d’affaires subventionné.
Contactez votre agence locale pour les entreprises, votre partenariat local pour les entreprises ou votre chambre de commerce.

Consultez les publications et sites Web pertinents

Par exemple, la presse locale et nationale et les publications et sites web spécialisés dans l’immobilier.
Les journaux locaux et Daltonsbusiness.com contiennent de nombreuses annonces de locaux pour petites entreprises qui n’apparaissent nulle part ailleurs.

Rendez visite aux agents commerciaux qui sont actifs dans votre zone cible.

Interrogez-les sur l’état du marché et les nouveaux développements.
Donnez-leur une copie des spécifications de votre propriété.
Demandez que des spécifications imprimées de différents locaux vous soient envoyées. Ceux-ci comprendront un certificat de performance énergétique (EPC) donnant des informations sur l’efficacité énergétique d’un bâtiment et les coûts énergétiques probables.
Sélectionnez les biens les plus appropriés et discutez-en par téléphone. Le coût annuel par pied carré (incluant le loyer, les tarifs et les charges) est une base de comparaison utile.
Le propriétaire ou le vendeur paie généralement les honoraires des agents, sauf accord contraire.
Ne soyez pas pressé par les agents qui ne cessent de mentionner d’autres acheteurs intéressés.

Envisagez d’engager un géomètre agréé pour faire des recherches pour vous.

Il connaîtra le marché et ce qui est disponible.
Ils ont l’expérience de la négociation du prix et des conditions d’un contrat, en tenant compte des facteurs commerciaux.
Ils protégeront vos intérêts, contrairement aux agents commerciaux, qui travaillent pour le propriétaire ou le vendeur.
Un expert immobilier peut visiter plusieurs locaux avant de recommander une liste restreinte. Si vous êtes déjà occupé par une entreprise en pleine expansion, cela peut réduire la charge de travail supplémentaire pour vous.

Faites participer pleinement vos conseillers professionnels avant de conclure un accord juridique.

Selon les circonstances, il peut s’avérer nécessaire de procéder à une étude structurelle, à une vérification juridique préalable et à bien d’autres choses encore.