Les réunions sont un moyen efficace de rassembler des personnes autour d’un objectif commun. Ce guide vous donnera quelques conseils simples sur la manière de rendre votre réunion plus efficace, plus effective et plus inclusive.

Il s’agit avant tout de veiller à ce que toutes les personnes concernées par le problème aient voix au chapitre et soient totalement impliquées dans le processus. Cela garantit que tout le monde passe un moment agréable dans la réunion et que vous disposiez d’une grande variété de points de vue dans vos discussions et décisions. À l’issue de la réunion, chacun doit se sentir entendu, compris et optimiste à l’égard de la communauté et des plans ou décisions que vous avez pris.

Cet article comprend également des conseils sur la manière de rester concentré et productif. Par exemple, le fait d’être franc sur les raisons qui vous poussent à vous réunir vous fera gagner beaucoup de temps !

Logiciel de gestion de salle de réunion & outils pratiques

Tout d’abord, vous devez savoir que pour organiser parfaitement vos réunions, un logiciel de gestion de salle de réunion peut être très utile. Il vous sera d’une grande aide notamment pour vous assurer de la disponibilité de votre salle de meeting. En parallèle, vous pouvez aussi utiliser quelques techniques de brainstorming, très simples à mettre en pratique, comme celles expliquées ci-dessous :

Les tours de parole

Chacun prend la parole à tour de rôle, sans être interrompu par quelqu’un d’autre. Cela peut se faire dans l’ordre indiqué autour du cercle, ou chaque personne peut prendre son tour quand elle est prête. Lorsqu’il est important d’entendre tout le monde chacun peut donner son avis sur un point précis de la réunion.

Petits groupes

De nombreuses personnes se sentent plus à l’aise pour prendre la parole dans un petit groupe. Cela peut être un bon moyen de donner à chacun la possibilité de réfléchir à un problème avant d’engager une conversation avec l’ensemble du groupe à ce sujet. Par ailleurs, plusieurs petits groupes peuvent travailler en parallèle sur différentes questions. Si les petits groupes sont restitués à l’ensemble de la communauté, veillez à leur laisser suffisamment de temps pour se mettre d’accord sur les points clés à discuter afin que chacun se sente écouté.

Énergiseurs

Si nous avons la possibilité de bouger et de rire, nous resterons concentrés plus longtemps. Certaines personnes apprécieront les brise-glaces et les petits jeux, tandis que d’autres les mépriseront ! Vous pouvez organiser un petit jeu communautaire pour tous ceux qui veulent participer. Vous pouvez également faire une brève pause, sortir, changer de place, vous étirer quelques instants ou vous engager dans des activités “utiles” qui incluent le mouvement.

La recherche d’idées

Avant d’examiner et de déterminer ce qu’il faut faire, il est bon de coucher sur papier un grand nombre d’idées. Beaucoup de gens se sentent plus inspirés pour trouver de nouvelles idées parce qu’ils savent que leurs idées ne seront pas rejetées tout de suite. De plus, le fait de proposer une variété d’options permet à la communauté de ne pas rester bloquée sur le premier concept. Déclarez le problème, encouragez la “réflexion hors des sentiers battus” et les suggestions irréalistes, et notez toutes les idées qui surgissent. Si possible, demandez aux gens de s’abstenir de faire des commentaires. Soulignez que les idées irréalisables peuvent contenir les germes d’une idée fraîche et viable.

Préparer la réunion

Préparer la réunion et y réfléchir à l’avance fera une énorme différence dans son déroulement. Il s’agit de déterminer la manière dont la réunion sera menée ainsi que des décisions pratiques telles que le lieu de la réunion.

Quel est l’objectif de votre réunion ?

Commencez par déterminer exactement ce que vous voulez accomplir. Cela aura un effet sur toute une série de décisions liées à la réunion.

Si vous organisez une réunion publique, il est particulièrement important de savoir de quoi vous allez parler avant d’inviter des gens. Supposons que vous organisiez une réunion en réponse à une demande de permis pour une nouvelle mine de charbon. Voulez-vous partager des détails, lancer une discussion ou lancer un mouvement pour empêcher la construction de la mine ? Les gens seront en mesure de déterminer si la réunion leur convient si vous êtes assez explicite.

Quel que soit l’objectif principal de votre réunion, ce sera également un endroit où les gens pourront se faire une idée de qui vous êtes en tant que parti. Le fait d’avoir pour priorité le “renforcement de la communauté” vous aidera à donner la priorité à des choses comme la création d’un environnement favorable et l’amélioration des relations, ainsi qu’à des choses pratiques comme la prise de décision.

Calendrier des réunions

Plusieurs facteurs influencent le moment où les gens assisteront aux réunions, ainsi que leur état d’esprit et leur joie de vivre !

Si vous organisez une réunion publique, veillez à prévenir suffisamment à l’avance pour que les personnes réellement intéressées puissent se préparer à y assister. Annoncez l’heure du début et de la fin de la réunion et recommandez que la réunion soit courte afin que davantage de personnes puissent y assister.

Il est plus facile de demander aux gens quels horaires leur conviennent dans une communauté bien établie. Si vous devez décider en personne de l’heure de votre prochaine réunion, veillez à consulter les personnes qui ne sont pas présentes. Demandez-vous si vous voulez choisir une période normale (par exemple, le premier mardi de chaque mois). Cela facilite le rappel des réunions, mais cela signifie aussi que vous manquerez quelqu’un qui ne peut pas venir ce jour-là.

Recherchez un lieu

Le lieu de votre réunion aura un effet important sur le nombre de personnes qui y assisteront et sur la facilité avec laquelle chacun pourra participer une fois arrivé.

Est-il accessible par les transports en commun ? Êtes-vous à côté des personnes que vous voulez inviter ?

  • Le confort : Disposer de suffisamment d’espace, d’éclairage et d’air frais vous aidera à mieux vous concentrer. Pensez à la facilité avec laquelle les gens peuvent s’entendre – y a-t-il un bruit de fond provenant d’une autre pièce, par exemple ?
  • Accessibilité : Demandez aux participants de vous contacter à l’avance et de vous faire savoir s’ils ont des besoins particuliers, et soyez prêt à changer de lieu ou à vous adapter pour répondre à leurs besoins.
  • Soyez accueillant : L’environnement dans lequel vous vous trouvez a un impact sur les personnes qui se sentent à l’aise (par exemple, les pubs ou les édifices religieux peuvent rebuter certaines personnes).
  • Coût : vous pouvez souvent éviter de payer un lieu de réunion en vous réunissant dans un café ou au domicile de quelqu’un, par exemple. Lorsque l’argent est serré, c’est tentant, mais demandez-vous si l’espace libre vous aidera à avoir une réunion productive et inclusive (par exemple, est-ce que quelqu’un pourra entendre dans un espace public ?) N’oubliez pas que partager les frais de location d’une salle peut s’avérer moins coûteux à long terme que de demander à tout le monde d’acheter une boisson !

Communiquer sur la réunion

Dans une communauté bien établie, il suffit de rappeler aux participants habituels l’heure et le lieu de la réunion. Il sera particulièrement nécessaire d’aller au-delà des organisateurs de base à certains moments, par exemple lorsqu’une décision aura un effet important.

Si vous voulez attirer de nouveaux clients, vous devrez réfléchir davantage à votre publicité, tant en ce qui concerne les personnes que vous voulez rencontrer que la façon dont vous allez attirer leur attention.

Concevoir du matériel promotionnel

Pour augmenter la probabilité que les gens remarquent et regardent votre publicité, utilisez des photos accrocheuses et un texte limité. Veillez à fournir toutes les informations pertinentes, telles que le lieu, la date et l’objectif de la réunion, ainsi que les personnes qui l’organisent et leurs coordonnées. Réfléchissez au message que votre marketing envoie sur la personnalité du groupe et sur les personnes qui sont les bienvenues. Les vidéos “macho”, par exemple, peuvent-elles être intimidantes ?

Distribuer le communiqué de presse

Envisagez diverses approches, telles que les médias sociaux, les listes d’adresses électroniques, les invitations personnelles, les prospectus en porte-à-porte, un stand, les dépliants, les listes d’événements, la rédaction d’un article dans le journal local ou une intervention à la radio locale.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez atteindre les personnes que vous souhaitez toucher, par exemple en utilisant des affiches sur les pistes cyclables et des dépliants lors d’autres activités cyclistes pour promouvoir une réunion sur la construction de nouvelles pistes cyclables. Essayez d’atteindre des personnes qui ne participent pas habituellement à vos activités, par exemple en affichant l’affiche d’une réunion végétalienne sur le tableau d’affichage du supermarché et dans le café végétarien.

Trouvez des candidats pour occuper les postes clés

Au début de la réunion, les gens se porteront volontaires pour ces rôles. Cependant, il pourrait être avantageux de prendre une décision à l’avance afin que les gens puissent se préparer, comme par exemple apporter un ordinateur portable pour enregistrer les procès-verbaux.

  • Le facilitateur : la personne (ou les personnes) chargée(s) d’aider votre réunion à atteindre ses objectifs, par exemple en veillant à ce que la communauté se concentre sur l’ordre du jour.
  • Le rédacteur du procès-verbal : la personne chargée de consigner les principaux points de la réunion (par exemple, les décisions et les points d’action).
  • Autres responsabilités : Elles sont particulièrement importantes dans les grandes réunions. Envisagez de confier à diverses personnes la tâche d’accueillir les nouveaux arrivants, d’offrir des rafraîchissements, de veiller au bon déroulement de la réunion, de présenter les orateurs et de courir partout avec un microphone, entre autres.

Répondre à des besoins variés

Nous avons tous des besoins différents, comme la fréquence de nos pauses, la nécessité de bouger pour rester éveillé, la manière dont nous absorbons le mieux les connaissances, et la volonté de parler en petits groupes ou de réunir tout le monde. Certaines personnes trouveront plus facile de participer à n’importe quelle forme de réunion, tandis que d’autres auront plus de mal.

Des événements diversifiés encourageront d’avantage de personnes à participer. En discutant en petits groupes, vous pourrez, par exemple, créer des occasions de vous déplacer pendant la réunion et de donner suite à une présentation. Certaines personnes voudront se documenter sur les sujets et se concentrer sur eux avant la réunion, tandis que d’autres auront besoin de temps pendant la réunion pour rattraper le retard.

Tenez compte des besoins d’accessibilité des participants à la réunion. Par exemple, si vous imprimez l’ordre du jour, pouvez-vous disposer d’une version en gros caractères ? Vous pouvez demander aux personnes de vous contacter et de vous faire part de leurs besoins. Vous pouvez également inclure des détails sur le lieu et le fonctionnement de la réunion pour une réunion publique, afin que les gens sachent à quoi s’attendre et puissent vous contacter s’ils ont des questions.

Création d’un ordre du jour

L’ordre du jour d’une réunion est une liste des sujets que vous souhaitez aborder et dans quel ordre. Il peut s’agir d’une liste de décisions à prendre ou d’un sujet plus large comme “Partager nos sentiments sur la réunion”. Il peut s’agir d’informations telles que le moment où vous terminerez et celui où vous ferez des pauses.

Vous en déciderez au début de la réunion, mais vous gagnerez du temps si vous le préparez à l’avance. Assurez-vous que vous disposez d’un moyen simple pour que les gens puissent soumettre des choses dans cette situation. Faites circuler l’ordre du jour en laissant suffisamment de temps aux personnes qui ne peuvent pas participer pour qu’elles puissent réagir (par exemple, elles peuvent envoyer un courriel au groupe).

Tout au long de la réunion

Voici quelques suggestions et idées pour assurer le bon déroulement de votre réunion. Certaines d’entre elles relèvent principalement de la responsabilité de l’animateur ou des organisateurs, mais il est utile que chacun contribue au bon déroulement de la réunion.

Préparer la salle

Essayez de trouver une salle qui soit accommodante et auquel il soit facile de participer. La façon la plus simple de voir le visage des autres et de s’entendre est en cercle. Certaines personnes, en revanche, se sentent moins vulnérables lorsque les chaises sont placées en rangées ou même regroupées autour de petites tables, comme dans un café.

Considérez d’autres aspects qui peuvent influencer la capacité des gens à se concentrer, comme l’éclairage, le bruit de fond et l’acoustique, les fenêtres ouvertes ou fermées, la température et l’accès rapide aux rafraîchissements mais ce ne ne sont que quelques exemples.

Considérez les points suivants

  • Restez concentré : Une réunion sera plus efficace (en général) si vous pouvez maintenir votre attention sur un seul sujet à la fois. Un animateur peut aider en ramenant l’attention des gens sur le sujet en cours et en fournissant de brefs résumés. Des graphiques simples peuvent également être utiles, par exemple en notant diverses idées et en les affichant à un endroit où tout le monde peut les voir.
  • Veillez à ce que chacun ait la possibilité de participer : Fournissez des éléments de contexte. Posez des questions afin d’obtenir une variété de points de vue : “J’entends beaucoup de soutien pour le report de la collecte de fonds ; quelqu’un a-t-il des réserves ?” Prêtez attention à la façon dont les tâches sont partagées, et cherchez des moyens de faciliter la prise en charge par de nouvelles personnes.
  • Rendez la réunion plus interactive en modifiant le format afin que davantage de personnes puissent être attentives et participer. L’utilisation d’outils de facilitation est une bonne idée. Aménagez des endroits où les gens peuvent se déplacer, parler en petits groupes et réfléchir seuls lorsque c’est possible. S’il y a beaucoup de détails contextuels à assimiler, créez des graphiques visuellement agréables pour aider les gens à les comprendre. Faites une pause !
  • Maintenez une attitude positive : Il est essentiel que les membres quittent la fête en se sentant bien dans leur peau, entre eux et avec la fête ! Les blagues, l’empathie pour les sentiments des autres et même de brèves anecdotes contribuent à créer un environnement accueillant.
  • Soyez prêt à faire face aux comportements qui font que les autres ne se sentent pas les bienvenus : De nombreux groupes ont tendance à balayer leurs différences et leurs différends en ignorant les problèmes émotionnels et les désaccords. D’autres pourraient s'”enliser” dans leurs différences. Dans certaines situations, un dialogue ouvert et franc aidera à la résolution d’un problème. Il est généralement plus facile de le faire au début, avant que beaucoup de sentiments négatifs ne se soient formés. Cependant, lorsque les gens sont nerveux et épuisés, se précipiter dans un débat animé peut être contre-productif. Lorsque vous décidez quand et comment entamer une conversation, faites preuve de discernement.

Les étapes de la réunion

Du début à la fin de la conférence, celles-ci sont approximativement dans l’ordre :

Introductions des personnes

De nombreux groupes commencent leurs réunions en donnant à chacun l’occasion de s’exprimer. Dans un nouveau groupe, cela peut être quelque chose d’aussi simple que de se présenter et d’expliquer pourquoi vous êtes venu. Dans un groupe bien établi, vous pouvez procéder à un “check-in”, au cours duquel chacun exprime ses sentiments. Séparez-vous en petits groupes s’il y a plus de 15 membres environ, ou faites en sorte que les contributions à cette section soient brèves.

Introduire la réunion

Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde quant à l’objectif de la réunion ! Expliquez aux nouveaux venus tout ce qu’ils doivent savoir sur la façon de participer.

Si vous utilisez la prise de décision par consensus, par exemple, expliquez ce que cela implique. Donnez des détails sur le lieu de la réunion, comme les toilettes, la cuisine et les sorties de secours.

L’ordre du jour doit fair l’objet d’un accord

Il peut s’agir de repartir de zéro ou de revérifier un ordre du jour préétabli. Dans tous les cas, fixez une date limite et hiérarchisez les points de l’ordre du jour pour vous assurer que tout est fait. Veillez à ce que tout le monde puisse voir l’ordre du jour, qu’il soit dactylographié ou écrit en gros.

Passer en revue l’agenda

Concentrez-vous sur une seule chose à la fois, de préférence dans l’ordre convenu. Lorsqu’un nouveau problème survient, décidez s’il faut le reporter à une réunion ultérieure ou s’il nécessite une attention immédiate. N’oubliez pas que vous n’êtes pas obligé de vous en tenir à la même structure lors de la conférence. Pour trouver des idées sur la façon de varier ce que vous faites, consultez la partie Outils de facilitation.

Mesures à prendre ensuite

Assurez-vous que tout le monde est au courant de ce qui va se passer ensuite. Fixez une date pour la prochaine réunion, par exemple. Pour faire circuler le procès-verbal, vérifiez que vous avez les coordonnées de chacun.

Evaluation

En examinant comment la réunion s’est déroulée avec différentes personnes, un groupe peut apprendre les uns des autres et trouver un style de réunion que chacun apprécie. Il peut s’agir d’une conversation rapide à la fin de la réunion. Les personnes souhaiteront apporter une contribution anonyme lors d’une réunion publique. Ils peuvent écrire leurs commentaires sur des post-it et les afficher au mur si un formulaire d’évaluation leur semble trop formel.

La fin de la réunion

Terminer l’ordre du jour principal avant l’heure et prendre quelques minutes pour faire quelque chose ensemble avant de partir aidera à développer la communauté de votre groupe. Un album, un petit jeu ou un tour de parole pour exprimer ce que l’on ressent serait idéal pour certaines personnes. D’autres le mépriseraient ! Même quelques minutes de conversation informelle pendant que vous faites vos bagages peuvent être bénéfiques. À tout le moins, prenez un moment pour dire au revoir à tous ceux qui partent tôt.

Social

De nombreux groupes organisent une activité sociale informelle après une réunion. Cherchez une solution qui fonctionne pour tous ceux qui veulent participer, comme un café de fin de soirée ou le partage d’un repas sur le lieu de la réunion.

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