Parmi les achats indirects, la catégorie MRO (Maintenance, Repair and Operating) est l’une des plus difficiles à centraliser. Ces dépenses dispersées dans de nombreux départements d’entreprise et via de multiples fournisseurs rendent sa gestion souvent compliquée. Pour l’optimiser, l’adoption de solutions d’achats digitales constitue l’un des principaux axes à mettre en place.
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Qu’est-ce que la MRO ?
La MRO désigne la catégorie d’achats liée aux opérations de maintenance, de révision et de réparation du matériel de l’entreprise. Ces dépenses peuvent donc concerner des pièces de rechange, des services techniques, le réapprovisionnement de stocks, etc. La MRO soutient les processus de production de l’entreprise tout en étant, par nature, dispersée dans de nombreux services différents. La maintenance et la réparation peuvent en effet concerner de multiples départements d’entreprise et sont en plus souvent des dépenses ponctuelles, parfois imprévisibles. En outre, les services et produits de maintenance étant extrêmement variés, l’entreprise fait en général appel à de nombreux fournisseurs différents.
Cette dispersion et cette large variété de produits et services rendent donc la centralisation et la visibilité sur les dépenses MRO particulièrement délicates.
Les achats indirects
Les achats indirects (dits achats hors-production), et en particulier la catégorie MRO, font ainsi souvent l’objet d’une gestion décentralisée engendrant de nombreuses pertes financières. De plus en plus d’entreprises prennent aujourd’hui conscience de la nécessité de reprendre la main sur ces dépenses qui représentent d’importants coûts cachés. Dans une démarche d’optimisation de la stratégie achat en vue d’améliorer les performances globales d’une société, se pencher sur le cas spécifique de la MRO s’avère crucial.
Optimiser la MRO : les principaux axes stratégiques conseillés
Pour améliorer la gestion des achats MRO, trois axes stratégiques sont à mettre en place en priorité. Leurs rôles ? Limiter l’éparpillement des dépenses, réduire les achats inutiles et obtenir une meilleure visibilité globale.
Le premier axe d’amélioration des transactions MRO concerne la rationalisation des fournisseurs. La multiplicité des centres d’achats pour la maintenance et la réparation est en effet l’un des principaux facteurs de pertes de temps et d’argent. Réduire le catalogue à un nombre limité de fournisseurs va permettre de centraliser les dépenses, d’obtenir une meilleure visibilité mais aussi de pouvoir mettre en place des partenariats donnant lieu à des tarifs préférentiels. L’idée est donc de sélectionner un minimum de fournisseurs en privilégiant ceux qui proposent une large gamme de produits et services.
Optimiser la gestion de la MRO c’est aussi réduire les dépenses inutiles en externalisant la responsabilité des stocks, par exemple via la mise en place de programmes VMI (Vendor Managed Inventory). Grâce à ces programmes, la gestion des stocks n’est plus prise en main par l’acheteur mais confiée aux fournisseurs. Les achats interviennent ainsi uniquement lorsqu’ils sont nécessaires, pour un meilleur contrôle des dépenses (20 % d’économies en moyenne) et des processus achats simplifiés.
L’adoption de solutions d’achats digitales constitue le troisième axe d’amélioration indispensable pour la gestion des dépenses MRO. Les systèmes d’e-procurement (approvisionnement en ligne) s’avèrent aujourd’hui incontournables pour augmenter drastiquement la visibilité globale, faciliter les processus et centraliser les achats. Pour la catégorie MRO, effectuer les achats via des Punch-Out est l’une des meilleures solutions. Grâce à ces interfaces accessibles en ligne, les acheteurs ont accès en temps réel aux offres fournisseurs. Les achats sont ainsi réalisés en quelques clics et automatiquement centralisés.
