Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce texte de loi européen vise à protéger les données personnelles des citoyens et implique des obligations pour les entreprises collectant, utilisant ou stockant ce type d’informations. La mise en conformité avec le RGPD est non seulement importante pour éviter de lourdes sanctions financières, mais également pour préserver la confiance des clients et partenaires. Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes clés pour mettre en place le RGPD au sein d’une entreprise.
Table des matières
Étape 1 : Nommer un délégué à la protection des données
Afin de centraliser la gestion du respect des règles relatives au traitement des données personnelles, le RGPD demande à certaines entreprises de désigner un délégué à la protection des données (DPD), aussi connu sous le nom de Data Protection Officer (DPO). Le DPD a pour mission de conseiller et d’assister l’entreprise dans sa mise en conformité avec le RGPD, tout en veillant à son bon déroulement. Il est généralement choisi parmi les collaborateurs internes, mais il peut également être externalisé si nécessaire.
Étape 2 : Dresser un registre des traitements
Le registre des traitements est un outil permettant de documenter l’ensemble des activités de traitement des données personnelles effectuées par l’entreprise. Il doit contenir des informations telles que la finalité du traitement, la description des catégories de données et de personnes concernées, ainsi que les mesures de sécurité mises en place pour protéger ces données. Vous pouvez utiliser un logiciel RGPD pour vous aider à répertorier et suivre vos traitements. Le registre doit être tenu constamment à jour et présenté à l’autorité de contrôle compétente sur demande.
Étape 3 : Cartographier les données personnelles
Dans le cadre de votre mise en conformité avec le RGPD, il est primordial d’identifier et de cartographier toutes les données personnelles détenues par votre entreprise. Cette cartographie inclut la localisation, la nature, l’utilisation et la conservation des données. Ainsi, vous serez en mesure de détecter d’éventuelles failles de sécurité ou pratiques non conformes.
Les types de données à inventorier :
- Données d’identification (nom, prénom, adresse…)
- Données de contact (numéro de téléphone, email…)
- Données bancaires, fiscales et sociales
- Données relatives aux employés et aux fournisseurs
- Données sensibles (opinions politiques, religieuses, santé…)
Étape 4 : Mettre en place des procédures internes
Pour assurer le respect du RGPD au quotidien, il est essentiel de mettre en place des procédures internes spécifiques. Cela inclut notamment l’élaboration d’une politique de confidentialité, la sensibilisation et la formation du personnel sur les enjeux liés à la protection des données, ainsi que la mise en œuvre de processus de gestion efficaces en cas d’incident impliquant des données personnelles.
Exemples de procédures à mettre en place :
- Gestion des consentements : vérifier que le consentement est recueilli de manière claire, explicite et informée pour chaque traitement de données personnelles.
- Droit à l’information : prévoir un mécanisme qui permettra aux personnes concernées d’accéder facilement à une information complète sur leurs droits et les traitements de leurs données.
- Droit d’accès, de rectification et de suppression : mettre en place un système permettant de répondre rapidement et efficacement aux demandes des pessoa concernant leurs données personnelles.
Étape 5 : Sécuriser les données personnelles
S’assurer de la sécurité des données collectées est une obligation majeure dans le cadre du RGPD. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées en fonction de la nature et des risques liés au traitement des données personnelles. Ceci inclut notamment des systèmes de protection tels que le chiffrement, la pseudonymisation ou encore les sauvegardes régulières afin de minimiser les risques de perte, d’accès non autorisé ou d’utilisation inadéquate des données.
Étape 6 : Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données
L’Analyse d’Impact relative à la Protection des Données (AIPD) est un processus consistant à identifier, évaluer et minimiser les risques liés au traitement des données personnelles. Cela permet de mettre en place des mesures pour garantir que ces traitements ne portent pas atteinte aux droits et libertés des personnes concernées. L’AIPD doit être réalisée avant de mettre en œuvre tout nouveau traitement présentant des risques élevés pour les droits et libertés des individus, par exemple lors de l’adoption de nouvelles technologies ou de l’introduction de nouveaux systèmes de surveillance impliquant des données sensibles.
