Avec le développement du numérique, le téléphone apparaît comme un outil incontournable. Il permet non seulement l’échange entre collaborateurs, mais également la communication entre les entreprises et leurs clients. Quels sont les principaux rôles de la téléphonie au sein d’une entreprise ? Est-il nécessaire d’optimiser sa téléphonie lorsqu’on est une entreprise ? Découvrez ci-après les réponses à ces différentes interrogations.

Découvrez la téléphonie en entreprise

L’un des meilleurs moyens de communication de nos jours est le téléphone. Avec le développement scientifique, le téléphone propose désormais des fonctionnalités innovantes et intéressantes. Dans les entreprises comme partout ailleurs, il est un outil d’échange entre divers maillons d’une même chaîne ou non. On fait le point.

Les standards téléphoniques en entreprise

Les standards téléphoniques sont, en réalité, des outils facilitant la communication d’abord entre les collaborateurs et ensuite entre la société et ses partenaires extérieurs. Ils influencent l’image d’une entreprise ainsi que sa productivité. En effet, une bonne organisation de la téléphonie permet de garantir un meilleur accueil des clients et l’écoute de leurs différentes doléances.

Aujourd’hui, les nouvelles technologies de téléphonie proposent des fonctionnalités modernes et très intéressantes. La plupart de celles-ci sont les boîtes vocales, l’identification des appels, le décrochage automatique, les boîtes vocales, l’identification des appels, l’appel SIP, le décrochage automatique, etc.

Le décrochage automatique

Dans les entreprises, surtout celles de grande taille, les services d’accueil téléphonique sont amenés à répondre à un nombre important d’appels entrants. Ainsi, il est préférable d’opter pour une fonctionnalité de décrochage automatique au sein du service téléphonique. Tout appel entrant est donc immédiatement pris en compte. L’entreprise a le choix entre un message, une musique d’attente ou la présentation de ses différentes offres commerciales en cours pour maintenir le client en attente.

De cette façon, l’entreprise pourra satisfaire un maximum de clients et réduire les pertes d’appels. L’avantage est que, grâce à cette fonction de décrochage automatique, il est possible de faire patienter le client au bout du fil, afin d’en finir avec un autre ou de terminer les opérations en cours. Les technologies comme la IPBX ou la PABX disposent de cette fonctionnalité.

Par ailleurs, la fonction du décrochage automatique doit être désactivée aux heures de fermeture de l’entreprise. Cela évitera les pertes de temps aux clients. L’entreprise a également la possibilité de changer son message d’attente selon la circonstance ou en fonction des moments de l’appel.

Les boîtes vocales

Encore appelée messagerie instantanée, la boîte vocale est un outil essentiel dans l’accueil téléphonique d’une entreprise. Il s’agit d’un système informatique et de télécommunication qui se charge d’envoyer, de stocker et de récupérer divers messages audios.

En effet, lorsque la ligne téléphonique de l’entreprise est fermée ou occupée, un message donnant des instructions à l’appelant est enregistré. Ainsi, pour éviter une très longue attente au bout du fil, le correspondant peut choisir de laisser un message vocal. Une fois son message reçu et traité, le système l’alertera pour qu’il consulte ses nouveaux messages s’il y en a.

Les services de messagerie vocale sont personnalisables et programmables. Chaque travailleur d’une entreprise a donc la possibilité d’enregistrer son propre message en fonction de son service de tutelle. La messagerie vocale est donc une fonctionnalité très importante dans la gestion de la communication interne et externe d’une entreprise.

Le serveur vocal interactif

Le Serveur Vocal Interactif (SVI) est un outil d’accueil téléphonique automatique très employé dans les grandes entreprises. Il permet d’appeler et d’entrer directement en contact avec le système hôte de l’entreprise. Ce système fonctionne grâce à un serveur vocal qui guide le correspondant vers le service voulu. Il interagit avec le client et lui propose des choix qu’il doit effectuer à partir de son clavier. Chaque action de l’appelant déclenche une réponse automatique et appropriée.

Grâce à cette technologie, de grands volumes d’appels peuvent être traités. Son efficacité vient du fait que le client obtient directement l’information qu’il veut, sans nécessairement passer par un conseiller clientèle. Aussi, permet-elle à l’entreprise de réduire considérablement son nombre de conseillers clients, de faire ainsi des économies et d’optimiser la satisfaction de ses clients.

Optimisez votre téléphonie d’entreprise

Pour optimiser la téléphonie au sein de votre entreprise, il est important d’être rigoureux, organisé et de respecter certains critères. En effet, optimiser la téléphonie de son entreprise permet d’offrir à ses clients un accueil chaleureux. Il est donc important de veiller à la permanence téléphonique dans l’entreprise et s’assurer de la capacité des conseillers clients à répondre aux questions et préoccupations des clients.

Pour réussir à optimiser les services téléphoniques de son entreprise, il est nécessaire de procéder par étape. La plus importante est de développer chez les conseillers clients des capacités telles que :

  • L’adaptation aux réactions des clients ;
  • Un champ lexical convenable pour des échanges dans un langage soutenu ;
  • Une formulation positive ;
  • Une belle fluidité de la voix pour faciliter l’entente au client.

Augmentez votre productivité

L’accueil téléphonique est un facteur très important dans l’augmentation de la productivité d’une entreprise. Une bonne téléphonie permet, entre autres, de renforcer la relation avec les clients. Plus cette relation devient forte, plus les clients font confiance à l’entreprise et pourront commander davantage de produits.

Même si les réseaux sociaux ou le mailing sont des outils très plébiscités par les entreprises pour faire la publicité de leurs produits, le téléphone reste un indispensable. Les appels téléphoniques sont beaucoup plus personnels, plus responsables et permettent d’être plus proche des clients.

Aussi, grâce à une bonne téléphonie, une entreprise pourra plus facilement traiter les requêtes des clients et réagir plus rapidement à de potentielles plaintes ou des retours négatifs sur leur produit.

Générez des leads et des ventes avec la téléphonie d’entreprise

Générer des leads, c’est mettre en place un ensemble de méthodes et techniques permettant de trouver des contacts de clients pour les ventes. En d’autres termes, générer du lead consiste à capter des pistes commerciales exploitables.

Avec le développement du numérique, plusieurs moyens sont disponibles pour créer des leads, dont le téléphone. Cela consiste à chercher les contacts de potentiels clients et à les joindre pour leur présenter quelques produits de l’entreprise ainsi que leurs avantages. Il faudra donc suivre les étapes suivantes :

  • Engager une discussion avec le client ;
  • Établir une forte relation avec ce dernier ;
  • Conclure un premier accord de vente ;
  • Fidéliser le client.

La génération des leads intervient au niveau de la première étape. Bien entendu, sans les leads, il n’y a pas de discussion, et sans discussion, pas de nouveaux clients pour vendre. Il est donc très utile d’effectuer des prospections téléphoniques pour générer de nouveaux contrats de vente.

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Anthony

Anthony

Mordue de chiffres depuis mon premier Monopoly, j'ai toujours su que le business et la finance étaient bien plus amusants qu'ils n'en avaient l'air. Après tout, qui n'aime pas un peu de drame économique entre deux articles sur les tendances boursières ? Entre une acquisition audacieuse et une analyse des marchés émergents, j'ai découvert une passion pour les mots, mariant mes deux amours : l'écriture et l'économie. Je dévore chaque actualité comme une friandise financière. Ici, je partage avec vous mon penchant pour les graphiques et les bilans. Alors, prêts à plonger dans cet univers fascinant avec une touche de folie? Suivez le guide !

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