Classée dans le secteur tertiaire, l’assistance bureautique a connu une évolution remarquable avec l’apparition du matériel bureautique de pointe et des technologies de l’information et de la communication (TIC). Il s’agit d’une activité indispensable pour le bon fonctionnement de toutes les entreprises. Découvrez en quoi consiste réellement ce métier.
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Description du métier d’assistance bureautique
Pour bien exercer sa mission, l’assistant bureautique est rattaché à la direction générale, à la direction informatique ou au service d’un responsable de son entreprise.
Les missions possibles d’un assistant bureautique
La profession d’assistant bureautique consiste à assurer la gestion des divers équipements de bureau (photocopieur, télécopieur, relieuse, imprimante, broyeur à papier…) et fournitures de l’entreprise. Pour cela, le professionnel doit effectuer un bilan périodique du fonctionnement de ces derniers, de l’approvisionnement aux relevés comptables mensuels, en passant par leur distribution. Il est donc en relation avec les fournisseurs, la comptabilité et les chargés d’entretien. Avec ce type de professionnels, comme ceux que vous pouvez contacter sur le site d’AB Services, les missions peuvent également s’étendre aux tâches de secrétariat classiques à savoir : la saisie des textes, la photocopie de documents, le classement des dossiers…
Un poste qu’il est possible d’externaliser
Il y a quelques années déjà, le poste d’assistant bureautique s’exerçait au sein de l’entreprise. Cependant, avec le télétravail qui a gagné en popularité depuis quelques années, on assiste de plus en plus à une externalisation des tâches administratives. De plus, la crise sanitaire de la covid-19 a imposé le travail à domicile au sein de différents secteurs d’activité, lorsque c’était possible. Le concept est donc en train de devenir une norme plutôt qu’une exception.
L’assistant bureautique peut donc exercer sa fonction à distance. Il peut par exemple, depuis son domicile, lancer des commandes d’approvisionnement en matériel bureautique, opérer les saisies et effectuer les relevés comptables mensuels des divers équipements de bureau. Le recours à un tel professionnel permet d’éliminer les tâches monotones. Vous aurez donc le temps de vous consacrer à d’autres activités. L’externalisation vous permet également de réduire vos dépenses, puisque vous n’aurez pas à payer les charges sociales liées au contrat de travail.
L’assistant en externe fonctionne en réalité sur devis après analyse de vos besoins. De plus, la collaboration à distance implique l’utilisation d’ordinateurs, de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook…) de divers logiciels de communication et de suivi, et d’une bonne connexion internet.
Qui a besoin d’un assistant bureautique ?
Les assistants bureautiques peuvent collaborer avec les entreprises, quelle que soit leur taille. Ils peuvent également offrir leurs services aux :
- professionnels de santé (secteur médical et paramédical),
- libéraux (avocats, notaires, huissiers de justice),
- associations et beaucoup d’autres structures administratives.
Qualités et formations nécessaires pour devenir assistant bureautique
Il existe différents diplômes proposés par l’Éducation nationale pour se former au métier d’assistant bureautique. Il peut s’agir du CAP ou du BTS. Il est également possible de s’inscrire dans des écoles de secrétariat qui proposent des diplômes spécifiques. D’un autre côté, certaines formations sont organisées sur un temps relativement court (une année par exemple) pour permettre aux étudiants d’accéder rapidement au métier.
Organisé et apte à réaliser les tâches avec méthode et minutie, le professionnel en bureautique doit avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, d’internet et des logiciels de bureaux. Une bonne capacité rédactionnelle est également nécessaire pour écrire les rapports, courriers, différentes lettres administratives et autres documents. La profession exige également que l’assistant soit une personne discrète, autonome et digne de confiance.
