Pour améliorer la Responsabilité sociale des Entreprises (RSE), de nombreux dirigeants d’entreprise ont désormais recours à la Gestion électronique des Documents (GED). Celle-ci constitue désormais un véritable enjeu pour les entreprises. Nous vous recommandons de l’adopter en raison de ses nombreux avantages.
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La GED permet l’élimination progressive de papier dans les entreprises
On peut compter la GED parmi les initiatives les plus efficaces favorisant le « zéro papier ». Ce dernier fait d’ailleurs partie des plus grands défis à relever par les sociétés. Selon les études, un seul employé utilise 2500 feuilles de papier en France. En choisissant la GED, l’entreprise épouse l’objectif « zéro papier » et se met dans une stratégie d’entreprise plus verte. Elle soigne également son image de marque et diminue les effets de sa consommation sur l’environnement. Rendez-vous sur le site mon-infra.fr, un prestataire de services et de solutions informatiques.
La centralisation des documents
Avec la GED, tous les documents de l’entreprise sont centralisés. Les fichiers sont regroupés en une seule et unique bibliothèque. Vos données sont sécurisées et pourront difficilement être perdues. Mieux, leur accès est désormais contrôlé et sécurisé. Il est possible de choisir le collaborateur qui peut accéder à tel ou tel document. Le collaborateur qui peut modifier un document est également déterminé en avance. L’accès aux données est personnalisé.
De plus, il est plus facile de procéder à la centralisation et au suivi des données. Le système est automatiquement et régulièrement mis à jour. Ceci permet aux collaborateurs de toujours accéder à la dernière version du document. L’ensemble des informations est accessible en temps réel. Plus de risque de doublons. La GED permet à chaque collaborateur de savoir que l’action qu’il s’apprête à faire est déjà effectuée par un autre. Avec cette solution, le manque de coordination dans les activités de communication des tâches est révolu. Les erreurs de comptabilité dues aux doublons sont également de lointains souvenirs.
La baisse des coûts
Les dépenses logistiques en lien avec le traitement traditionnel de l’information diminuent avec la mise en place d’une solution GED. Les coûts d’encre et de papiers (notamment le volume utilisé) pour l’archivage physique diminuent. On note également une diminution du temps de traitement des documents et par ricochet l’augmentation du temps de productivité des employés. À en croire les études, 19,5% des pertes de performance en entreprise sont causées par des problèmes de documents. Un collaborateur perd également jusqu’à 18 minutes par jour à rechercher les données dont il a besoin.
Un service client amélioré
La GED permet de mettre à la disposition des clients un accès aux documents qui les concernent. Ils peuvent alors consulter ces informations n’importe où et à toute heure. Ils peuvent également remplir directement en ligne et télécharger certaines pièces justificatives nécessaires. L’information est à présent mieux véhiculée et circule convenablement entre les employés et les clients. Elle est mieux hiérarchisée. Il n’y a plus de fragmentation de données. Les collaborateurs peuvent facilement accéder aux informations à tout instant. De plus, l’entreprise bénéficie dorénavant d’une bonne transparence et d’une plus importante réactivité.
