Quelles sont les obligations légales d’une entreprise ?

La création d’une entreprise en France est soumise à une réglementation donnée en fonction de la nature, de l’activité et du secteur. Tout promoteur d’entreprise doit respecter un certain nombre de textes de loi et de normes qui s’appliquent spécifiquement à son activité. Il doit garantir la transparence et la traçabilité de la gestion de la structure. Quelles sont les obligations légales communes à la plupart des entreprises ? Le dépôt des comptes annuels est une des obligations des entreprises.

Le dépôt des comptes annuels, un exercice obligatoire pour les entreprises

Les comptes annuels, aussi appelés comptes sociaux, permettent d’avoir une idée précise et réaliste sur la gestion financière d’une entreprise pendant un exercice financier (une année). Ils doivent être déposés au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) par l’intermédiaire du greffe du tribunal de commerce.

Les entreprises concernées par le dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels est obligatoire pour la majorité des entreprises, en l’occurrence :

• les SA (Sociétés Anonymes),
• les SCA (Sociétés en Commandite par Actions),
• les SNC (Sociétés en Nom Collectif),
• les SARL (Sociétés À Responsabilité Limitée),
• les SAS (Sociétés par Actions Simplifiées),
• les SEL (Sociétés d’Exercice Libéral),
• les sociétés coopératives agricoles, etc.

Avant d’effectuer le dépôt des comptes annuels, les associés devront l’approuver. Cela doit se faire au cours d’une assemblée générale à laquelle tous les associés doivent participer.

L’approbation des comptes annuels

L’approbation des comptes annuels se fait dans un délai de 6 mois après la clôture d’un exercice financier. Cependant, les mécanismes d’organisation de l’assemblée relèvent du fonctionnement interne de chaque société. Les statuts de votre entreprise devraient prévoir le mode d’approbation des comptes sociaux. Au cas où vous seriez dans l’incapacité de réaliser l’assemblée générale dans le délai prévu, vous avez la possibilité de demander au greffe le report de la date.

Les documents à ajouter aux comptes annuels pour le dépôt

Pour leur dépôt, les comptes annuels s’accompagnent d’autres états financiers de l’entreprise. En particulier, les sociétés cotées doivent fournir un rapport de gestion. Ce dernier doit être établi par le gérant de la structure. Cette mission peut toutefois être confiée à un autre organe indiqué dans les statuts. Le rapport de gestion relate les faits importants qui ont rythmé la vie de l’entreprise pendant la période d’activité qui s’écoule. Les réussites et les échecs de la société doivent être évoqués.

Par ailleurs, si c’est une SA ou une SCA, le rapport de gouvernement d’entreprise doit être joint au rapport de gestion. Même si votre société n’est pas cotée, vous devrez rassembler d’autres documents pour le dépôt des comptes annuels comme le procès-verbal de l’approbation des comptes annuels. Selon la forme juridique et la taille de votre entreprise, vous aurez à fournir aussi le rapport du commissaire aux comptes. De l’approbation des comptes annuels au rapport de gestion, des cabinets d’experts-comptables et/ou de juristes proposent leur assistance pour accompagner les sociétés.

La publication des comptes annuels

Après le dépôt des comptes annuels, ces derniers sont publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Tout le monde peut ainsi les consulter, y compris les personnes qui ne sont ni associées ni partenaires de l’entreprise. Cependant, il est possible pour le représentant légal d’une société de demander que les comptes annuels déposés soient confidentiels. Il devra alors remplir certaines conditions pour adresser une demande de confidentialité au greffe du tribunal dont relève l’entreprise. Ces conditions varient selon la taille de l’entreprise.

La tenue des registres obligatoires dans une entreprise

La loi fait obligation aux entreprises de tenir à jour certains types de registres.

Les registres juridiques

Les registres juridiques sont au nombre de trois :

• le registre des assemblées générales,
• le registre des bénéficiaires effectifs,
• le registre des mouvements de titres.

Le registre des assemblées générales est dédié au reportage des procès-verbaux de ces réunions. La consultation de ce document permet de retracer les différentes décisions prises par les associés d’une société. Le registre des assemblées générales correspond au registre des décisions de l’associé unique dans une SASU (Société par Actions Simplifiées Unipersonnelle) ou une EURL (Entreprise Unipersonnelle À Responsabilité Limitée).

Pour ce qui est du registre des bénéficiaires effectifs, il sert à connaître les personnes physiques qui ont le contrôle effectif dans l’entreprise. Depuis août 2017, ce registre doit être obligatoirement tenu dans les entreprises. Quant au registre des mouvements de titres, il donne tous les détails sur les opérations concernant le capital social de la société. Sa tenue est obligatoire uniquement dans les sociétés par actions, c’est-à-dire les SA, les SAS et les SCA.

Ces différents registres sont à établir dès la création de l’entreprise.

Les registres liés aux salariés

Les registres relatifs au personnel, que doivent tenir à jour les entreprises, se regroupent en trois catégories :

• le registre unique du personnel,
• le registre des repos hebdomadaires particuliers,
• le registre des délégués du personnel.

Dès le recrutement du premier travailleur, le registre unique du personnel doit être créé. L’identité de chaque salarié, voire stagiaire, doit être consignée dans ce registre dès son arrivée. Même après le départ des personnes qui ont exercé à un moment donné une fonction au sein de la structure, leurs noms doivent demeurer dans le registre.

Si l’activité de votre entreprise nécessite la détermination d’horaires de travail, les salariés pourraient être soumis à un système de repos particulier. Dans ce cas, il vous faudra tenir le registre des repos hebdomadaires particuliers. Enfin, le registre des délégués du personnel permet d’avoir des informations en temps réel sur la gestion sociale de l’entreprise. Ce registre fait le point des demandes formulées par les délégués des salariés et les réponses que le gérant de la société a apportées. Ce document peut être consulté par le médecin du travail afin de faire des recommandations ou de prendre des mesures pour sauvegarder la santé des salariés.

Les registres relatifs à la sécurité de la société

Dans une entreprise, certains registres permettent de prévenir les accidents de travail ou des catastrophes. Il s’agit, entre autres :

• du registre des contrôles de sécurité,
• du registre unique d’évaluation des risques professionnels,
• du registre des accidents de travail.

Le registre des contrôles de sécurité permet de connaître les noms et la fonction des personnes chargées du contrôle régulier des matériels de travail. Les dates de contrôle sont aussi mentionnées dans ce registre.

Comme son nom l’indique, le registre unique d’évaluation des risques professionnels recense les risques auxquels le personnel est exposé. Cela permet de prendre des mesures pour réduire au maximum ces risques. Aussi appelé registre des accidents bénins, le registre des accidents de travail fait l’inventaire des accidents non graves survenus sur le lieu de travail. Il s’agit des accidents qui n’ont pas provoqué un arrêt de travail ou nécessité des soins administrés par le médecin du travail.

Les conventions réglementées au sein des entreprises

Au sein d’une société, les conventions sont souvent nécessaires. Ce sont des contrats qui ne peuvent être établis que grâce à l’accord de deux entités de l’entreprise. Il peut s’agir d’un contrat entre une entreprise et son gérant ou l’un des associés. Les conventions réglementées sont « des contrats soumis à la procédure d’autorisation préalable du conseil d’administration » selon le Code du commerce. Un rapport recensant les conventions réglementées de l’entreprise doit être établi.

Pour information, les conventions réglementées concernent les directeurs généraux délégués, les membres du conseil d’administration, du directoire et du conseil de surveillance des SA. Dans une SAS, le président et les personnes physiques dirigeant la structure sont soumis à l’obligation des conventions réglementées. Dans les SCA comme dans les SA, tous les actionnaires ayant 10 % des droits de vote sont concernés par les conventions réglementées. S’il s’agit d’une SARL, les conventions réglementées sont nécessaires pour les contrats reliant l’entreprise aux associés ou l’entreprise au (x) gérant (s).

Signalons pour finir que certaines conventions sont interdites et ne peuvent pas être conclues. Par exemple, le gérant ou un associé ne doit pas contracter un emprunt auprès de sa société. De même, un dirigeant ou un associé ne doit pas choisir l’entreprise comme garant ou caution dans un but relatif à sa vie personnelle.