Avec le développement des technologies, travailler à distance est désormais chose courante. À cet effet, de nombreux métiers se sont digitalisés. C’est le cas du secrétariat. De plus en plus d’entreprises se tournent vers les services d’un prestataire en télésecrétariat, et ce, pour de nombreuses raisons. Si vous souhaitez aussi bénéficier des prestations d’un télésecrétaire, voici les avantages à faire appel à ce professionnel.
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Comment utiliser efficacement le télésecrétariat en entreprise ?
Aussi appelé secrétariat à distance, le télésecrétariat est l’une des solutions recommandées aux entreprises qui désirent améliorer la qualité de leur accueil téléphonique, ainsi que l’organisation de leur structure en général. En effet, un télésecrétaire a les mêmes attributions qu’un secrétaire en local. La seule différence est qu’il effectue ses missions à distance, depuis un centre d’appel téléphonique, ou à domicile dans le cas d’un travailleur freelance. Ainsi, il peut effectuer de nombreuses tâches, à savoir :
- la gestion des agendas et la prise de rendez-vous,
- la réception des appels,
- l’établissement et l’envoi des factures,
- la gestion du service après-vente,
- la saisie informatique, etc.
Cela dit, ce service permet à une entreprise ou à un entrepreneur indépendant d’externaliser la gestion du poste de secrétaire. Si vous souhaitez mettre en place le télésecrétariat au sein de votre entreprise, vous pouvez vous tourner vers un télésecrétaire freelance ou un prestataire professionnel. En vous rendant sur A3COM par exemple, vous constaterez qu’une équipe d’experts en télésecrétariat peut grandement vous aider à optimiser votre organisation.
Par ailleurs, il faut préciser que vous n’êtes pas obligé de confier toutes vos tâches administratives à un télésecrétaire. Vous pouvez lui assigner uniquement la gestion de la permanence téléphonique ou la prise de rendez-vous. Vous pouvez également solliciter ses services de façon ponctuelle ou permanente. Il vous reviendra alors de décider de ses horaires de travail, en fonction de vos besoins.
De plus, pour profiter au maximum des services de votre télésecrétaire, il est essentiel de bien le choisir. Pour cela vous devez veiller à certains critères essentiels tels que : le délai moyen de prise en charge des appels, la disponibilité, le prix, la flexibilité, etc.
Les avantages du télésecrétariat
Le télésecrétariat est devenu une solution innovante et révolutionnaire pour les entreprises. En réalité, il présente de multiples avantages pour ces dernières, qu’elles soient petites ou grandes.
Praticité et gain de temps
Faire appel à un centre de télésecrétariat vous fait bénéficier d’un réel gain de temps. C’est d’ailleurs le principal avantage que présente cette solution. En effet, la gestion des tâches administratives, des appels ou des ressources humaines est assez chronophage et peut affecter la productivité de votre entreprise. En les déléguant à un télésecrétaire, vous pourrez vous concentrer réellement sur vos activités que sont : la production, la vente ou la distribution.
Par ailleurs, le télésecrétariat est très pratique pour les entreprises, quelle que soit leur nature, même si elles disposent d’un service de secrétariat local. En réalité, cette solution permet de remédier par exemple à l’absence d’un salarié. De plus, elle évite aux entreprises d’engager un secrétaire permanent pour des travaux de courte durée.
La simplicité
L’un des autres avantages du télésecrétariat est la simplicité qu’il offre. Pour solliciter l’aide d’un professionnel en la matière, vous n’aurez nullement besoin de le recruter. Tout ce que vous aurez à faire, c’est de conclure un contrat avec ce dernier ou avec l’agence dont il émane. De plus, les formules qui vous seront proposées sont assez souples, et vous permettront de solliciter les services d’un télésecrétaire uniquement quand vous en aurez besoin. Ainsi, vous pouvez contacter ce dernier pour les jours fériés, les weekends ou toute la semaine, 24 h/24.
La rapidité
Les télésecrétaires sont en général plébiscités pour leur expérience et leur savoir-faire. Ils effectuent les tâches qui leur sont confiées dans des délais relativement courts et surtout avec beaucoup de professionnalisme. De plus, les échanges entre ceux-ci et leurs entreprises clientes sont facilités grâce aux différents moyens de communication qu’ils emploient. Il s’agit entre autres du courrier électronique et des appels téléphoniques. Cela leur permet d’être rapides et réactifs.
L’économie
Le télésecrétariat est particulièrement économique pour les entreprises. Contrairement aux salariés, les télésecrétaires paient eux-mêmes leurs charges. Ce qui rend leurs services moins onéreux pour un établissement, surtout si celui-ci n’a besoin d’un télésecrétaire que pour des missions ponctuelles. De plus, l’entreprise cliente ne fait plus face aux problèmes engendrés par les absences (congés payés, maladies, etc.). Il n’investit plus dans l’achat de matériel (bureau, ordinateur, etc.) puisque le télésecrétaire dispose de tous ces outils.
Par ailleurs, il faut noter qu’en France, le tarif moyen d’un télésecrétaire est de 45 euros de l’heure. Ce coût peut toutefois être majoré ou minoré selon l’urgence de la tâche à accomplir.
Le professionnalisme
En sollicitant les services d’un télésecrétaire, vous faites le choix d’un professionnel expérimenté, diplômé, formé et discret. Il saura prendre en charge votre clientèle et pourra gérer convenablement les tâches que vous lui confierez.
Le télésecrétariat présente également des avantages pour ceux qui exercent ce métier. Il leur permet entre autres de réduire les déplacements, de gérer facilement vie privée et vie professionnelle, et surtout d’avoir plus d’autonomie.
À quel type d’entreprises s’adresse le télésecrétariat ?
Toute entreprise peut solliciter les services d’une agence de télésecrétariat, quels que soient sa taille, ses produits ou services. À cet effet, les très petites entreprises (TPE), les petites et moyennes entreprises (PME), ainsi que de grandes entreprises peuvent se tourner vers cette solution. De même, les associations, les cabinets médicaux, paramédicaux et juridiques peuvent s’offrir les services d’un télésecrétaire. Par ailleurs, un entrepreneur indépendant peut avoir recours à un télésecrétaire, s’il est par exemple submergé par ses activités.
Il faut aussi noter que le télésecrétariat à distance est proposé de façon spécifique. C’est-à-dire, en tenant compte du secteur d’activité des entreprises. À cet effet, on retrouve par exemple :
- le télésecrétariat médical,
- le télésecrétariat juridique,
- le télésecrétariat paramédical, etc.
Ce choix se révèle très bénéfique pour ces entreprises. Il leur permet d’accroître leur notoriété auprès de leurs cibles et de leurs partenaires.
Le télésecrétariat, un atout dans votre relation clientèle
Vous le savez certainement, la relation client est au cœur du succès de toute entreprise. En faisant appel à un service de télésecrétariat, vous participez à l’amélioration de la gestion de votre relation clientèle. En effet, un télésecrétaire accorde aux clients de l’entreprise qui le sollicite, une grande importance. Il leur offre une disponibilité totale et les aide à trouver des solutions à leurs diverses préoccupations. C’est un professionnel doté d’un grand sang-froid et d’une certaine capacité intellectuelle. Il est en mesure de satisfaire ses interlocuteurs sans paraître désagréable, quelle que soit son humeur.
Par ailleurs, il faut noter que grâce aux différents canaux de communication (chat, email, appel) dont dispose un télésecrétaire, il est capable de répondre rapidement à vos clients et de prendre en charge leur requête à temps. Cela limite entre autres les abandons d’appels et réduit considérablement les délais de réponse. Ainsi, votre entreprise sera connue comme faisant partie de celles qui considèrent leurs clients, et qui s’intéressent à leurs besoins. Vos clients en sortiront satisfaits et vous gagnerez en notoriété.
Solliciter les services d’une agence de télésecrétariat est nécessaire aux entreprises. Elle leur permet d’améliorer l’organisation de leur structure et surtout d’optimiser l’expérience client. Par ailleurs, cette alternative les aide également à faire des économies. Il n’est plus nécessaire d’investir dans des formations complémentaires pour votre secrétaire local et vos employés en général.
