Quel que soit le type de commerce que vous exercez, il est important de disposer d’un bon système de paiement. Mais avant de choisir un dispositif, vous devez prendre en compte vos besoins et connaître les fonctionnalités des systèmes existants. Retrouvez ci-dessous les différents types de ERP et les systèmes d’encaissement que vous pouvez utiliser pour votre commerce.
Table des matières
Les différents types de ERP
Connus sous le nom de « Enterprise Resource Planning », les ERP sont des logiciels mis au point pour simplifier la gestion d’une entreprise. On retrouve plusieurs formes de ERP sur le marché, et chacune d’elles possède plusieurs fonctionnalités.
Premièrement, les ERP simples sont idéaux pour les nouveaux utilisateurs car ils sont faciles à utiliser. Aussi, leur installation ne nécessite pas de démarches protocolaires.
Deuxièmement, les ERP connectés sont recommandés pour les entreprises qui ont plusieurs équipes de travail. En effet, ils permettent de rassembler, sur le logiciel, le travail de chaque groupe pour avoir une vue d’ensemble sur le résultat final.
Ils sont indispensables dans tous points de vente, notamment dans les épiceries et les supérettes. Grâce aux ERP, il est aisé de contrôler tous les différents aspects de votre commerce. Ceci, en partant de l’acquisition de vos produits jusqu’à leur écoulement. Les ERP disposent également d’un système d’encaissement supérette élaboré pour fonctionner sur tous vos canaux de vente. Vous pourrez les utiliser dans les magasins comme sur vos sites de e-commerces.
Des exemples de système d’encaissement
On dénombre au total 3 types de systèmes d’encaissement. Même s’ils permettent tous de délivrer des factures et d’encaisser la paie des clients, on note quelques spécificités dans leur fonctionnement.
La caisse enregistreuse automatique
Ce dispositif est mis en place pour faciliter la réalisation de 3 activités. Il favorise le calcul des frais d’achats, permet l’impression des tickets et vous aide à générer des résultats. Vous pouvez aussi l’associer à diverses périphériques : une imprimante, un tiroir de la caisse, l’afficheur de prix, etc. Pour que votre supérette gagne en notoriété, vous pouvez opter pour les caisses enregistreuses conçues avec une technologie plus avancée. Les derniers modèles fonctionnent sans l’aide humaine.
Elles ont des fonctionnalités qui permettent de récupérer l’argent auprès du client et de lui redonner la monnaie. De plus, ils détectent les fausses monnaies et les signalent.
La caisse tactile
On les retrouve en grand nombre sur le marché, et elles fonctionnent sur des ordinateurs Windows. Il est également possible de les utiliser sur des tablettes ou des iPads. Les caisses tactiles sont plus prisées, car leur système d’encaissement et d’administration semble beaucoup plus pratique. Avec elles, vous disposez du plan de fidélité de vos clients, et vous pourrez élaborer un rapport journalier des ventes. Il est possible de faire un inventaire des réservations de produits en cours et d’établir la liste des commandes livrées.
Pour les supérettes, il existe des caisses tactiles à plusieurs touches et dotées d’une grande capacité de stockage. Elles disposent de Wi-Fi, et leur configuration physique vous permet d’économiser de l’espace.
Les systèmes d’encaissement en ligne
Les modes de paiement en ligne sont pensés pour ceux qui effectuent du e-commerce ou pour les clients qui soldent leurs achats via les cartes bancaires. Mais plusieurs personnes demeurent réticentes à leur utilisation en raison des risques liés de vol de données bancaires. Aujourd’hui, vous pouvez sécuriser l’achat de vos clients en adoptant des systèmes d’encaissement 3D secure. Votre client n’aura plus besoin de communiquer le numéro de la carte, la date d’expiration ou autres données importantes. Il paiera chaque fois grâce à un mot de passe.
Quels sont leurs avantages ?
On peut résumer en quatre grands points les avantages dont vous pourrez bénéficier en utilisant ces dispositifs d’encaissement. Il s’agit de :
- Gain de temps ;
- Gestion efficiente de vos stocks ;
- Fidélisation des clients ;
- Augmentation de votre chiffre d’affaires.
D’abord, ces dispositifs vous permettent de gagner en temps, puisque l’opération devient beaucoup plus simple et rapide. Vos caissiers effectuent les calculs sans contrainte et réalisent facilement les relevés de caisse. Aussi, ils n’ont plus besoin de fermer ou d’ouvrir les caisses avant de régler les clients. Ces derniers passeront moins de temps devant le comptoir et repartiront satisfaits. La comptabilité étant automatique, vous réduisez les démarches administratives ainsi que les risques d’erreur. Grâce au tableau de bord, vous avez un aperçu de vos ventes quotidiennes.
En cas de baisse de performance, vous pourrez mettre en place des promotions pour intéresser davantage vos clients. Pour le faire, vous pourrez utiliser les fichiers sauvegardés par le système. Vous y trouverez les adresses et autres informations liées aux contacts des acheteurs. Il est donc possible d’entrer en contact avec eux et d’envoyer des SMS ou des mails. Vous pourrez faire la publicité de produits ou leur parler des offres promotionnelles. Ensuite, vous aurez une vue d’ensemble permanente sur vos stocks. Ce qui vous permettra d’être informé de l’écoulement de chaque produit.
Vous éviterez de la sorte toutes les éventuelles ruptures de stock. Le système vous donne également la possibilité de cataloguer vos produits et de scanner le code-barre. Les systèmes d’encaissement durent des années, et leur entretien ne nécessite pas trop de dépenses. De plus, quand on en fait un bon usage, les résultats qu’on en tire financièrement s’accroissent au fil du temps. De ce fait, ils sont considérés comme un investissement à long terme.
Les critères pour bien choisir son système d’encaissement
Pour choisir un bon système d’encaissement, vous devez, au préalable, évaluer vos besoins. Suivant ceux-ci vous devez étudier premièrement les fonctionnalités de chaque logiciel de caisse et les offres de personnalisation. Assurez-vous que les fonctionnalités de base ne nécessitent pas d’abonnement et que des dispositions sont prises pour vous faciliter la tâche.
Par exemple, il doit vous permettre de gérer les marchandises, de faire des réservations et d’éditer des rapports comptables périodiques. Au cas où les options disponibles ne correspondraient pas à vos besoins, vous pouvez faire recours aux options de personnalisation.
Deuxièmement, il faut prendre en compte la simplicité et les périphéries du système d’encaissement. Pour que votre investissement demeure rentable, vous devez prioriser les dispositifs peu complexes qui seront faciles à utiliser par vos employés. L’idéal serait de prendre un logiciel qui offre un temps d’essai pour vous assurer de la simplicité. Les meilleurs logiciels d’encaissement doivent également être connectables à vos imprimantes, balances, écrans connectés, etc.
Troisièmement, vous devez vérifier le montant de l’abonnement et le comparer à votre budget. Pour le faire, renseignez-vous auprès de plusieurs prestataires, et choisissez le tarif qui vous arrangerait le mieux. En dehors de cela, il serait bon que le système choisi soit accompagné d’un support technique. Cela vous permet de régler vos éventuels problèmes par téléphone ou en consultant la partie »FAQ ». N’oubliez pas de privilégier les systèmes d’encaissement certifiés et qui respectent les normes en vigueur.
