Les entreprises doivent conserver pendant de longues années des contrats, des factures et divers documents. Cela demande une place considérable et il n’est pas toujours possible de les dématérialiser. Il est alors conseillé de louer un garde-meuble puisque le volume est suffisant pour abriter l’ensemble des archives. Étudier cette possibilité vous permettra sans doute de réaliser des économies sur le long terme et surtout d’organiser votre travail !
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Pourquoi le garde-meuble est-il adapté à vos archives ?
Votre entreprise n’est plus assez grande, vous avez recruté des professionnels puisque votre croissance vous le permet. C’est un signe positif, mais il est impossible de déménager. En conservant les locaux actuels, il faut trouver des solutions pour créer de nouveaux bureaux sans dépenser des fortunes. Malheureusement, la salle des archives est encombrante et vous aimeriez la délocaliser sans construire une extension. Cette dernière sera sans doute onéreuse même si vous choisissez les matériaux les plus abordables et les solutions en kit. Le fait d’utiliser un garde-meuble peut être surprenant, mais cette solution est clairement révolutionnaire !
Calculez le volume nécessaire pour stocker toutes les archives, ce sera même l’occasion de les organiser et même de les trier. Lorsque certaines dates de conservation sont terminées, vous pouvez vous séparer des documents afin de gagner de la place. En transférant toutes les archives dans ce garde-meuble, vous retrouvez de la place pour aménager les nouveaux bureaux de vos salariés et vous ne dépensez pas une fortune. Grâce à un professionnel, vous calculez vos besoins et vous choisissez le meilleur stockage.
Le garde-meuble est sécurisé, les documents seront donc précieusement gardés. Il est même compatible avec du matériel lourd que vous n’utilisez plus ou des machines de valeur, voire des outils.
Un espace de stockage efficace et sécurisé sans acheter un local !
Imaginons que vous lancez un nouveau business, vous avez besoin d’un espace de stockage pour les produits que vous vendez sur Internet. En louant un garde-meuble, vous pourrez stocker l’ensemble des affaires et même des documents sans acheter ou louer un local. Bien sûr, l’accès est en libre-service, vous pouvez récupérer tous les produits dès que vous le souhaiterez puisqu’il suffira d’utiliser un code sécurisé confidentiel.
Lorsque vous louez un local, pour protéger les marchandises, il faut prévoir un dispositif de sécurité comme un système de surveillance. Ce dernier est souvent très onéreux. Pour éviter de dépenser des fortunes, le garde-meuble présente plusieurs atouts : accès facilité, vidéosurveillance, volume de stockage adapté… Il serait dommage de ne pas en profiter.
Comment trouver le bon volume pour vos archives ?
Vous êtes face à cette salle des archives et vous vous questionnez sur le volume. S’il est trop petit, votre espace de stockage sera inutile et s’il est trop grand, vous payerez un prix trop élevé. Le simulateur de volume est idéal pour éviter ce désagrément. Par contre, avant de le définir, pensez à déjà faire le tri de tous les contrats. Il est inutile de conserver les documents périmés par exemple, ils prennent de la place pour rien.
